Zwrot kosztów dojazdu do pracy to częsty temat w firmach produkcyjnych. Najczęściej wielkie hale produkcyjne i magazynowe znajdują się na obrzeżach miasta, a przecież pracownik musi jakoś dojechać do zakładu pracy. W tym artykule dokładnie opiszemy, kiedy i komu przysługuje zwrot kosztów dojazdu, a także podpowiemy pracodawcom, jak zmniejszyć te wydatki.
Spis treści:
- Delegacja a zwrot kosztów
- Koszty dojazdu do pracy a koszty uzyskania przychodu
- Jak dostać dofinansowanie z Urzędu Pracy na dojazd do miejsca pracy?
- Co zamiast zwrotu kosztów dojazdu do pracy?
Kiedy pracodawca musi zwrócić koszty dojazdu do miejsca pracy?
I tu nasza odpowiedź będzie dość przewrotna, i dla wielu nieoptymistyczna – niemal nigdy. To dobra wola pracodawcy, że zdecyduje się na zwrot kosztów za dojazdy do pracy. Kodeks Pracy nie obliguje pracodawcy do takiej czynności. Taki dodatek powinien być więc traktowany przez pracowników jako miły bonus, a o jego istnieniu powinien informować regulamin pracy lub umowa o pracę.
Zwrot kosztów dojazdu do pracy jest wymagany wyłącznie w przypadku niektórych grup zawodowych, w tym:
- policjantów,
- funkcjonariuszy Straży Granicznej.
Delegacja a zwrot kosztów
Całkowicie odmienną sytuacją jest delegacja. Wówczas pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów dotarcia do innej miejscowości. Co więcej, jeśli podróż trwa od 8 do 12 godzin, to pracodawca jest zobowiązany do wypłaty 50% diety krajowej, a w przypadku podróży służbowej, której wyjazd trwa ponad 12 godzin pracownik powinien uzyskać pełną dietę krajową, która wynosi 38 zł na dobę.
W przypadku dłuższych podróży pracodawca jest zobowiązany także do zapewnienia noclegu, a jeśli czas spędzony w drodze na delegację narusza normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należy się równoważny okres odpoczynku lub adekwatny do godzin pracy ekwiwalent pieniężny.
Koszty dojazdu do pracy a koszty uzyskania przychodu
Przepisy prawa regulują, że pracownik może złożyć oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, gdy:
- mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- nie otrzymuje dodatku za przejazd do pracy.
Pracownik może to zrobić przy rozliczaniu podatku dochodowego PIT. Wówczas może uzyskać zwrot w wysokości maksymalnie 3600 zł (300 zł miesięcznie x liczba miesięcy). Jeśli dojeżdża do dwóch prac, to dochody z co najmniej dwóch stosunków pracy nie mogą przekroczyć 5400 zł w jednym roku podatkowym.
Jak dostać dofinansowanie z Urzędu Pracy na dojazd do miejsca pracy?
Stażyści i osoby odbywające szkolenia poza miejscem zamieszkania mogą ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu Pracy. Pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek w Rejonowym Urzędzie Pracy, właściwym dla miejsca zamieszkania.
Taki sposób odliczania kosztów dojazdu do pracy zależy jednak od formy i warunków zatrudnienia. Osoby, które chcą ubiegać się o dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy, muszą spełnić jedno z dwóch wymagań:
- szkolenie lub staż było wykonywane w ramach skierowania z Urzędu Pracy,
- wynagrodzenie jest niższe niż dwukrotność minimalnego wynagrodzenia.
Wyłącznie w takich przypadkach można ubiegać się o zwrot kosztów.
Co zamiast zwrotu kosztów dojazdu do pracy?
Zwrot za dojazdy do pracy w przypadku dużej ilości pracowników może wpędzić w pracodawcę w „kozi róg” – koszty mogą być na tyle duże, że zaburzą kondycję finansową firmy. Co zrobić w takim przypadku, gdy większość osób dojeżdża do pracy?
Organizacja transportu do miejsca pracy
Popularnym i najtańszym sposobem jest samodzielne zorganizowanie transportu pracowników do pracy. Zakup lub wynajęcie busa i zatrudnienie kierowcy będą znacznie mniejszym obciążaniem finansowym. W takim przypadku pracodawca może zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodu, co będzie skutkować niższych podatkiem.
Zakup samochodów służbowych
Czasem o wiele tańszym rozwiązaniem może okazać się również zakup samochodów służbowych. Taki wydatek właściciel może amortyzować lub zdecydować się na leasing. Co więcej, do kosztów przychodu będzie można zaliczyć nie tylko wartość samochodu lub leasingu, lecz również koszty paliwa.
Dofinansowanie do kosztów przejazdu
Pracodawca może także wybrać formę dofinansowania. W takim przypadku pracownik powinien pokryć samodzielnie koszty dojazdów, a następnie przedstawić adekwatne rachunki do zakładu pracy. Najczęściej pracodawcy decydują się na:
- zwrot za przedstawione rachunki biletów komunikacji publicznej,
- częściowy zwrot kosztów paliwa, jeśli pracownik zdecyduje się dojeżdżać do pracy własnym samochodem.
Takie świadczenia są wydawane w formie ryczałtu miesięcznego lub kwartalnego, który jest płatny zgodnie z ustaleniami pomiędzy stronami.