Ścieżka akceptacji ofert określa, kto musi zatwierdzić ofertę, zanim trafi ona do klienta. Przy prostych i powtarzalnych zamówieniach dodatkowa zgoda może nie być potrzebna. Natomiast przy dużym kontrakcie, niestandardowym produkcie albo szczególnych wymaganiach warto sprawdzić ofertę także od strony możliwości jej późniejszej realizacji.
W firmie produkcyjnej błąd na etapie ofertowania nie zostaje w dziale handlowym. Produkcja później musi wykonać to, co zostało obiecane klientowi. Dlatego dobra oferta powinna być nie tylko atrakcyjna sprzedażowo, ale również wykonalna.
Ścieżka akceptacji ofert – najważniejsze informacje
Dobrze zaprojektowany proces powinien określać:
- które oferty wymagają dodatkowej zgody,
- kto odpowiada za ich zatwierdzenie,
- co dana osoba ma zweryfikować,
- co uruchamia kolejny poziom akceptacji,
- kiedy oferta może zostać wysłana klientowi.
Nie chodzi o to, żeby każdą wycenę wysyłać do prezesa albo zbierać podpisy dla samego zbierania podpisów. Dodatkowa kontrola powinna pojawiać się tam, gdzie rośnie ryzyko dla firmy.
Czym jest ścieżka akceptacji ofert?
Ścieżka akceptacji ofert to ustalony proces określający, jakie warunki musi spełnić oferta i kto powinien ją zatwierdzić przed wysłaniem do klienta.
Najprostszy wariant wygląda tak:
Przy większym ryzyku proces może zostać rozszerzony:
Różnica między tworzeniem a akceptacją oferty jest istotna. Handlowiec przygotowuje warunki sprzedaży. Osoba zatwierdzająca sprawdza natomiast ten element, za który odpowiada w organizacji.
Dlaczego handlowiec nie zawsze powinien sam zatwierdzać ofertę?
Handlowiec odpowiada za zdobycie klienta. Skutki zapisanych w ofercie warunków dotyczą jednak również innych części firmy.
Przykład:
Handlowiec przez kilka miesięcy pracuje nad potencjalnym klientem. W końcu klient chce złożyć pierwsze zamówienie, ale stawia warunek: towar musi być gotowy na poniedziałek. Dla sprzedaży jest to szansa, której szkoda stracić. Tymczasem produkcja może mieć już zaplanowaną pracę na kolejne tygodnie.
To konflikt strukturalny. Sprzedaż chce zdobyć klienta, produkcja chce zrealizować istniejący plan. Problem nie musi wynikać ze złej woli żadnej ze stron. Po prostu brakuje im wspólnej informacji, na której można oprzeć decyzję.
Dlatego przed wysłaniem szczególnie wymagającej oferty warto odpowiedzieć m.in. na pytania:
- Czy jesteśmy w stanie wykonać to, co oferujemy?
- Czy zaproponowany termin jest realny?
- Czy niestandardowe wymagania klienta są wykonalne?
- Czy warunki kontraktu mieszczą się w zasadach przyjętych przez firmę?
- Czy po jego realizacji nadal osiągniemy zakładany wynik?
Więcej o samym potwierdzaniu terminów pisaliśmy w artykule o tym, jak wyznaczać realne terminy realizacji produkcji.
Jak nie zamienić akceptacji ofert w biurokrację?
Dobra ścieżka akceptacji uruchamia dodatkową pracę tylko wtedy, gdy jest ona potrzebna.
Nie ma sensu wysyłać każdej rutynowej oferty przez pięć działów tylko dlatego, że jedna na sto jest skomplikowana.
Zamiast tego zdefiniuj konkretne warunki, np.:
- Standardowa oferta: handlowiec → klient
- Oferta przekraczająca ustalony próg: handlowiec → przełożony → klient
- Oferta niestandardowa: handlowiec → wymagane osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary → klient
System powinien więc pomagać przestrzegać reguł procesu, a nie dokładać czynności do każdej transakcji.
Co powinna zawierać dobrze zaprojektowana ścieżka akceptacji ofert?
Proces powinien być na tyle prosty, żeby pracownicy wiedzieli, co dzieje się z ofertą i dlaczego nie może jeszcze zostać wysłana.
W praktyce określ sześć elementów:
- Warunek uruchomienia akceptacji, np. wartość lub niestandardowy zakres.
- Osobę odpowiedzialną za decyzję.
- Zakres informacji, które trzeba sprawdzić.
- Moment, w którym zgoda jest wymagana.
- Powód cofnięcia oferty do poprawy.
- Historię kolejnych zatwierdzeń.
Dzięki temu nie trzeba ustalać przy każdej większej ofercie od początku, kto teraz powinien to zobaczyć.
W ten sposób firma ma proces, pracownik wie, co zrobić, a osoba zatwierdzająca wie, czego się od niej oczekuje.
Jak CRM pilnuje procesu akceptacji ofert?
CRM może być miejscem, w którym firma zapisuje reguły ofertowania i pilnuje przejścia oferty przez kolejne etapy.
Przykładowo po przekroczeniu ustalonej wartości oferta nie kończy się na decyzji handlowca, tylko wymaga dodatkowego zatwierdzenia.
Dobry CRM obejmuje również:
- automatyczne kalkulacje i rejestr ofert,
- rozliczenie marży,
- śledzenie postępów zamówień,
- powiązanie oferty ze zleceniami, dostawami i kooperacjami.
To ważna różnica między samym przechowywaniem kontaktów a CRM dla firmy produkcyjnej.
Informacja z działu handlowego nie powinna kończyć życia po kliknięciu „wyślij ofertę”. Jeżeli klient ją zaakceptuje, jej warunki stają się punktem wyjścia dla kolejnych etapów realizacji.
System nie ustala jednak za firmę, które oferty mają wymagać dodatkowej zgody. Najpierw trzeba ustalić proces, odpowiedzialności i reguły. Dopiero potem warto odwzorować je w narzędziu.
Od akceptacji oferty do realizacji bez niespodzianek
Dobra oferta jest ofertą, którą firma potrafi później dowieźć.
Jeśli chcesz połączyć kalkulacje, oferty, zamówienia i dane z produkcji w jednym procesie, sprawdź CRM Optimakers dla firm produkcyjnych.
Pokaż nam, jak dziś wygląda Twój proces ofertowy. Sprawdzimy, które elementy warto uporządkować i jak można odwzorować je w systemie.