Prawidłowe przyjęcie towaru do magazynu zaczyna się od porównania dostawy z tym, co firma faktycznie zamówiła. Trzeba sprawdzić ilość, rodzaj i stan materiału, a w razie potrzeby także partię, termin ważności czy certyfikat. Dopiero wtedy materiał powinien trafić do dalszego obiegu.
To ważne szczególnie w firmie produkcyjnej. Błąd wychwycony przy dostawie można od razu wyjaśnić z dostawcą. Ten sam błąd zauważony dopiero w chwili rozpoczęcia produkcji oznacza już zatrzymane stanowisko, zmianę planu i ryzyko opóźnienia zlecenia.
Przyjęcie towaru do magazynu: najważniejsze zasady
Dobrze uporządkowany proces opiera się na kilku prostych regułach:
- Sprawdzaj dostawę w zamówieniach lub zleceniach przyjęcia, a nie tylko na podstawie tego, co wyniesiono z samochodu.
- Potwierdź rzeczywistą ilość i rodzaj materiału, aby uniknąć rozbieżności.
- Wykonaj wymaganą kontrolę jakościową przed dopuszczeniem materiału do produkcji. Późniejsza poprawa będzie dużo bardziej kosztowna.
- Zapisz dane potrzebne do identyfikacji, np. partię, certyfikat lub termin ważności.
- Zarejestruj operację od razu, żeby stan w systemie odpowiadał sytuacji w magazynie.
Na czym polega proces przyjęcia towaru do magazynu?
Proces przyjęcia towaru obejmuje więcej niż rozładunek i wystawienie dokumentu. Jego zadaniem jest potwierdzenie, że do magazynu trafiło dokładnie to, czego firma oczekiwała.
Najprostszy schemat wygląda tak:
Infografika 1: Schemat procesu przyjęcia towaru do magazynu
Każdy pominięty etap to ryzyko błędów:
- jeśli nie sprawdzisz ilości, różnica wyjdzie później,
- jeśli nie sprawdzisz jakości, problem może zatrzymać produkcję,
- jeśli nie zapiszesz certyfikatu, ktoś będzie go szukał przy kompletowaniu dokumentacji dla klienta.
[Propozycja infografiki: Proces przyjęcia towaru do magazynu krok po kroku. Schemat od dostawy do udostępnienia materiału produkcji.]
Dlaczego nie warto po prostu przyjmować tego, co przywiózł dostawca?
Punktem odniesienia powinno być zamówienie, a nie sama dostawa.
Przykład: Firma zamówiła 30 sztuk, ale dostawca przez pomyłkę przywozi 50. Jeżeli magazynier przyjmie wszystko bez porównania ze zleceniem, firma nagle ma 20 nieplanowanych sztuk, musi znaleźć na nie miejsce i wyjaśnić kwestię rozliczenia.
Przy uporządkowanym procesie magazynier najpierw otwiera zlecenie przyjęcia i widzi wtedy:
- jaki materiał miał przyjechać,
- od którego dostawcy,
- w jakiej ilości,
- na kiedy dostawa była oczekiwana.
Dopiero na tej podstawie potwierdza stan faktyczny.
Co zrobić, gdy dostarczona ilość nie zgadza się z zamówieniem?
Niezgodność trzeba odnotować wtedy, gdy jeszcze można ją łatwo wyjaśnić.
Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy dostawca przywiózł za mało, jak i wtedy, gdy materiału jest za dużo. Tak samo należy potraktować dostawę innego indeksu, wariantu czy surowca niż zamówiony.
Najgorsze rozwiązanie to przyjąć wszystko, a różnice wyjaśniać dopiero później.
Co trzeba sprawdzić podczas przyjęcia dostawy do magazynu?
Zakres kontroli zależy od firmy, branży i rodzaju materiału. Podstawa jest jednak podobna.
Zawsze sprawdź:
- co przyjechało,
- ile tego jest,
- w jakim jest stanie,
- czy zgadza się to z wymaganiami.
Czy przyjechał właściwy materiał?
Nazwa produktu nie zawsze wystarczy.
W produkcji metalowej dwie podobnie wyglądające blachy mogą różnić się stopem lub certyfikatem. W branży spożywczej albo chemicznej istotne będą partia i termin ważności. W innej firmie znaczenie może mieć konkretny wariant komponentu.
Dlatego identyfikacja może obejmować m.in. indeks, nazwę, dostawcę, partię, parametry techniczne lub certyfikat. WMS może przechowywać te informacje razem z konkretną dostawą i lokalizacją materiału.
Czy zgadza się ilość?
Stan dostawy trzeba porównać z zamówieniem.
„Przyjechało 100 sztuk” nie oznacza automatycznie „zamówiliśmy 100 sztuk”. Ta różnica wydaje się oczywista, ale bez procesu opartego na oczekiwanej dostawie łatwo ją przeoczyć.
Czy materiał jest zgodny jakościowo?
Kontrola jakościowa na wejściu pozwala wykryć problem, zanim surowiec stanie się częścią planu produkcji.
Jeśli wadę zauważysz przy dostawie, możesz zatrzymać materiał i wyjaśnić sytuację. Jeśli wyjdzie dopiero podczas uruchamiania zlecenia, operator i maszyna mogą już czekać, a planista musi szukać innego rozwiązania, np. kosztownego w skutkach przezbrojenia.
Czy są wszystkie wymagane dokumenty?
W zależności od procesu mogą to być: certyfikaty materiałowe, dokumenty jakościowe, informacje o partii lub inne dokumenty wymagane później przez klienta.
Najlepiej zebrać je w momencie przyjęcia materiału, a nie wtedy, gdy gotowy wyrób ma już wyjechać.
Infografika 2: Co sprawdzić podczas przyjęcia towaru do magazynu?
Dlaczego błąd przy przyjęciu materiału zatrzymuje później produkcję?
Niezgodność wykryta przy bramie magazynu jest problemem dostawy. Ta sama niezgodność wykryta godzinę przed rozpoczęciem operacji staje się problemem produkcji.
Przykłady są proste:
- brakuje materiału: operacja nie może ruszyć,
- materiał jest wadliwy: trzeba znaleźć inną partię albo zmienić plan,
- przyjechał zły wariant: nie można wykorzystać go w danym zleceniu,
- materiał jest w systemie, ale nie jest dostępny: plan został oparty na błędnym założeniu.
Dlatego magazyn i planowanie produkcji nie powinny funkcjonować jako dwa oddzielne światy. Więcej o tym problemie pisaliśmy w artykule o tym, jak wyznaczać realne terminy realizacji produkcji.
Jak uporządkować certyfikaty i dokumentację dostawy?
Dokument powinien zostać powiązany z materiałem jak najbliżej momentu jego przyjęcia.
Widać to dobrze w branży metalowej. Przy realizacji konstrukcji klient może później oczekiwać kompletnej dokumentacji materiałowej. Jeżeli certyfikaty przez kilka miesięcy krążą między mailem, papierem i segregatorami, na końcu ktoś musi je zebrać.
A można to zrobić inaczej: Magazynier przyjmuje materiał i od razu dodaje zdjęcie certyfikatu do systemu. Jeżeli dokument przyszedł osobno do biura, samo przyjęcie może uruchomić zadanie dla odpowiedniej osoby. Po otrzymaniu certyfikatu dokument zostaje przypisany do dostawy.
Dzięki temu zamiast szukania dokumentacji po fakcie firma buduje ją podczas realizacji procesu.
Ręczne przyjęcie towaru vs. uporządkowany proces
Różnica nie polega wyłącznie na tym, że zamiast kartki pojawia się ekran. Zmieniają się punkt odniesienia i moment, w którym firma wychwytuje problem.
Tabela. Przyjęcie ręczne a uporządkowany proces przyjęcia towaru do magazynu – różnice
| Obszar | Przyjęcie ręczne | Uporządkowany proces |
| Punkt odniesienia | To, co przyjechało | Zamówienie lub zlecenie przyjęcia |
| Ilość | Sprawdzana ręcznie | Porównywana z oczekiwaną dostawą |
| Jakość | Często weryfikowana później | Sprawdzana w trakcie przyjęcia |
| Dokumentacja | Papier, e-mail, segregator | Powiązana w systemie z konkretną dostawą |
| Identyfikacja | Opis lub pamięć pracownika | Indeks, partia, kod, lokalizacja |
| Niezgodność | Często wychodzi później | Widoczna na wejściu |
| Stan magazynowy | Aktualizowany z opóźnieniem | Aktualizowany razem z operacją |
Materiał jest w magazynie. Czy to znaczy, że można go użyć?
To jeden z ważniejszych problemów przy kontroli stanów magazynowych.
Możesz mieć fizycznie 100 sztuk materiału, ale 80 z nich jest już zarezerwowanych pod inne zlecenia. Dla nowej produkcji dostępne jest więc 20 sztuk, a nie 100. Sam fakt, że materiał leży na półce, nie oznacza jeszcze, że można go pobrać.
W praktyce warto rozróżnić trzy rzeczy:
- stan fizyczny mówi, co leży w magazynie,
- stan zarejestrowany pokazuje, co widzi system,
- stan dostępny określa, ile materiału rzeczywiście można przeznaczyć na nowe zlecenie.
Dopiero połączenie tych informacji daje produkcji dane, na których możesz planować.
Jak system WMS wspiera przyjęcie towaru do magazynu?
System WMS do zarządzania magazynem porządkuje przyjęcie w ten sposób, że prowadzi magazyniera wg konkretnego procesu.
W Optimakers przyjęcie możesz rozpocząć od wyszukania oczekiwanej dostawy po kodzie, indeksie towaru lub dostawcy. Magazynier widzi, co i w jakiej ilości miało przyjechać. Następnie potwierdza rzeczywisty stan, wykonuje wymagane czynności kontrolne i rejestruje dokumenty.
System może też wymusić wykonanie określonego kroku. Jeżeli firma ustali, że przy dostawie trzeba zrobić zdjęcie lub przeprowadzić kontrolę jakościową, proces nie musi zależeć od pamięci pracownika.
Nie chodzi więc o dodawanie kolejnych czynności. Chodzi o to, żeby czynności, które i tak trzeba wykonać, zostawiały po sobie aktualną informację.
Jak powinien wyglądać prawidłowy proces przyjęcia materiału?
W większości firm proces przyjęcia materiału sprowadza się do ośmiu kroków:
- Otwórz oczekiwaną dostawę lub zlecenie przyjęcia.
- Zidentyfikuj dostawcę i materiał.
- Porównaj dostarczony asortyment z zamówieniem.
- Potwierdź rzeczywistą ilość.
- Wykonaj wymaganą kontrolę jakościową.
- Zapisz partię, certyfikat i inne wymagane informacje.
- Zarejestruj przyjęcie oraz lokalizację materiału.
- Udostępnij materiał do dalszego procesu dopiero po zakończeniu wymaganych kontroli.
Jakie błędy najczęściej powstają podczas przyjmowania dostaw?
Najwięcej problemów bierze się nie z pojedynczej pomyłki, ale z braku stałego sposobu pracy.
Typowe sytuacje to:
- przyjęcie tego, co przyjechało, bez sprawdzenia zamówienia,
- brak kontroli jakościowej na wejściu,
- wprowadzenie stanu do systemu z opóźnieniem,
- brak przypisania certyfikatu do konkretnej partii,
- nieodnotowana różnica ilościowa,
- odłożenie materiału bez określenia lokalizacji,
- dopuszczenie materiału do produkcji przed zakończeniem kontroli.
Często najdroższy błąd magazynowy nie powstaje w momencie pomyłki, tylko wtedy, gdy pomyłka przechodzi dalej i zaczyna wpływać na produkcję.
Infografika 3: Najczęstsze błędy w trakcie przyjmowania dostawy do magazynu
Uporządkuj przyjęcia, zanim błąd trafi na produkcję
Dobre przyjęcie dostawy daje produkcji pewność, że materiał widoczny w systemie faktycznie istnieje, znajduje się w znanej lokalizacji i spełnia wymagania potrzebne do realizacji zlecenia.
Zamiast odkrywać problem przy maszynie, firma wychwytuje go na wejściu.
Jeżeli chcesz uporządkować przyjęcia, stany magazynowe i przepływ materiałów między magazynem a produkcją, sprawdź program WMS Optimakers.
Zobacz, jak system prowadzi magazyniera przez kolejne operacje i porozmawiaj z nami o procesie w Twojej firmie.
FAQ – najczęstsze pytania o przyjęcie towaru do magazynu
Co zrobić z materiałem, który zgadza się ilościowo, ale nie przeszedł kontroli jakości?
Nie powinien być traktowany jak materiał dostępny do produkcji do czasu zakończenia kontroli i podjęcia decyzji. Samo fizyczne pojawienie się surowca w magazynie nie oznacza jeszcze, że można go wykorzystać.
Jak postępować z częściową dostawą materiału?
Trzeba zarejestrować rzeczywiście przyjętą ilość, zachowując jednocześnie informację o niezrealizowanej części zamówienia. Dzięki temu zakupy, magazyn i produkcja pracują na tej samej informacji.
Jakie dane warto zapisywać przy przyjęciu partii materiału?
Zakres zależy od procesu, ale zwykle obejmuje: indeks materiału, ilość, dostawcę, partię lub serię, lokalizację oraz wymagane informacje jakościowe i dokumentację.
Czy WMS zastępuje kontrolę pracownika przy przyjęciu?
Nie. System prowadzi proces, zapisuje dane i może wymuszać wykonanie określonych czynności. Nadal jednak to firma ustala reguły przyjęcia i zakres kontroli odpowiedni dla materiału oraz branży.