Etapy wdrożenia systemu informatycznego

Przewaga konkurencyjna na rynku i silna pozycja firmy uzależniona jest w głównej mierze od zarządzania procesami zachodzącymi wewnątrz przedsiębiorstwa. To nie tylko efektywne zaplanowanie realizacji zamówień, przepływ informacji między pracownikami, ale przede wszystkim dostęp do danych, kontrola i możliwość reagowania na szybko zachodzące zmiany i nieprzewidziane sytuacje.

Spis treści:

  1. Wdrożenie systemu – wyobrażenia vs rzeczywistość
  2. Wybór systemu informatycznego
  3. Podstawowe etapy wdrażania systemów informatycznych
  4. Biznesowe aspekty wdrażania systemów
  5. Elementy wdrożenia systemów informatycznych
  6. Wsparcie podczas wdrożenia systemu informatycznego

Taką rolę spełnia odpowiedni system informatyczny (dobrym przykładem jest system klasy erp) który w znaczący sposób porządkuje przepływ informacji wewnątrz firmy i zapewnia nadzór nad procesami.

Systemy klasy ERP i podobne stały się podstawą funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw, dlatego firmy produkcyjne stale poszukują nowych rozwiązań optymalizujących i usprawniających dotychczasowe procesy. Jakie są elementy wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie i jak należy się do nich właściwie przygotować? Sprawdź, co warto wiedzieć!

Wdrożenie systemu – wyobrażenia vs rzeczywistość

Scenariusz idealny obejmuje standardowy, łatwo konfigurowalny produkt, szybką instalację, szkolenie i uruchomienie produkcyjne. Brzmi niezwykle prosto, prawda?

Rzeczywistość pokazuje jednak, że rzadko kiedy etapy projektu wdrożenia tak właśnie przebiegają. Po drodze pojawia się wiele nieoczekiwanych kwestii, ujawniają się nieporozumienia na poziomie komunikacji z dostawcą lub w ramach wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za przygotowanie do wdrożenia.

Dlatego tak ważne jest wcześniejsze przygotowanie firmy do wdrożenia oraz rozważny, poparty badaniem opinii, wybór dostawcy, a także solidna analiza przed wdrożeniowa. Dostawca powinien dostarczyć nie tylko oczekiwaną wersję produktu, ale także być parterem na wszystkich etapach wdrożenia systemu.

Wybór systemu informatycznego

Wybór odpowiedniego systemu informatycznego, zarówno ERP jak i rozwiązań modułowych dla firmy oparty jest przede wszystkim na jego elastyczności, dostosowania wybranych funkcjonalności oraz możliwością wykorzystania w praktycznie każdym dziale przedsiębiorstwa, niezależnie od branży. Głównym zadaniem nowego systemu jest zaspokajanie potrzeb informacyjnych firmy. Przyjrzyjmy się więc dokładnie etapom projektu wdrożeniowego.

Podstawowe etapy wdrażania systemów informatycznych

Skupiając się na aspektach technicznych, wdrożenie systemu nowego oprogramowania obejmuje etapy takie jak:

  • przygotowanie dokumentacji,
  • konfiguracja infrastruktury technicznej,
  • instalacja i konfiguracja systemu oraz testy,
  • testowa migracja danych,
  • instalacja i konfiguracja systemu i pełna migracja danych,
  • uruchomienie produkcyjne systemu.

Jest to jednak ujęcie mocno uproszczone – nie obejmuje analizy przed wdrożeniowej (to ważny etap!) działań związanych zaplanowaniem, procesami uzgodnień, stałym feedbackiem w toku procesu oraz reagowaniem na zmieniające się oczekiwania biznesowe w projekcie. Wdrożenie odpowiedniego systemu wymaga wiedzy i zaangażowania użytkowników końcowych.

Biznesowe aspekty wdrażania systemów

Firmy produkcyjne, decydując się na wdrożenie systemów klasy ERP czy konkretnych modułów związanych z poszczególnymi obszarami produkcji, potrzebuje i oczekuje profesjonalnego doradztwa, wspólnej pracy i wsparcia na każdym etapie. Czasami po wnikliwej rozmowie z dostawcą i serii trudnych pytań, okazuje się, że przedsiębiorstwo potrzebuje innego rozwiązania, niż zakładało. Może się okazać, że inne niż wytypowane obszary wymagają optymalizacji, tak aby można było mówić o wdrażaniu systemów.

Dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego dostawcy i komunikacja na każdym etapie projektu.

Elementy wdrożenia systemów informatycznych

Wdrożenie systemu to także składowe elementy, o których często nie mówi się wprost:

  • wybór zespołu projektowego wewnątrz organizacji, ponieważ po stronie przedsiębiorcy również muszą być merytoryczne osoby, które będą w stanie przeprowadzić firmę przez te zmiany. Dostawca pomaga i doradza, ale nie zrobi wszystkiego sam,
  • trafne określenie celu – to właśnie on determinuje kierunek działania i powodzenie całego projektu. Bardzo często konieczne jest przeorganizowanie działań lub pewnych jej procesów, a system jest swego rodzaju “wisienką na torcie”, która ułatwi wdrożenie tych zmian i przy mniejszych kosztach pozwoli na szybsze osiągnięcie efektów. Jeśli nie ułożymy odpowiednio procesów i “mindsetu”, nawet najlepsze oprogramowania nie uzdrowią firmy.
  • określenie budżetu i sporządzanie precyzyjnej umowy– jasne wyznaczenie praw i obowiązków stron, terminy, harmonogram oraz konsekwencje niedotrzymania zobowiązań – wszystko to pozwala uniknąć wielu późniejszych nieporozumień,
  • analiza przedwdrożeniowa, które precyzuje jak dokładnie chcemy osiągnąć założone cele – często jest przeprowadzana na osobnej umowie, jeszcze przed podpisaniem umowy wdrożeniowej.

Wdrożenie systemu informatycznego, zarówno klasy ERP jak i poszczególnych modułów wymaga, jak każdy inny projekt: pracy, odpowiedniej metodyki oraz właściwego przygotowania pod kątem finansowym jak i organizacyjnym. Etap wdrożenia jest szczególnie istotny z punktu widzenia użytkowników systemu i poznania funkcjonalności oprogramowania.

Wsparcie podczas wdrożenia systemu informatycznego

Aby skorzystać z profesjonalnych usług doradczo-wdrożeniowych porozmawiaj z zespołem Optimakers. Poznaj nasze case-study, sposób działania i program z możliwością wypróbowania rozwiązań OptiMakers przez 14 dni za darmo.

Skontaktuj się z nami, wspólnie ustalimy rozwiązania najlepsze dla Twojej firmy!

Jeżeli uważasz, że w Twojej produkcji przyda się usprawnienie funkcjonowania, wypróbuj nasze bezpłatne 14-dniowe demo i sprawdź jaką wartość możemy Ci zaoferować. Chętnie pomożemy!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.