Excel to program, którego każdy zaczyna się uczyć już w szkole podstawowej. Dzięki temu arkusz kalkulacyjny jest czymś, co do pewnego stopnia wszyscy znają. Charakteryzuje się szerokimi możliwościami oraz wieloma formułami ułatwiającymi przekształcanie i gromadzenie różnorodnych danych.
Nic więc dziwnego, że programy takie jak Excel stały się głównym narzędziem planowania i organizowania produkcji poszczególnych firm. Mają wiele zalet, ale często też niestety wad. Co powinieneś wiedzieć przed podjęciem decyzji o planowaniu produkcji w arkuszu kalkulacyjnym? Gdzie jest to przydatne, a gdzie problematyczne? Czy warto zacząć od planowania w Excelu? Na te pytania odpowiadamy już poniżej.
Spis treści:
- Excel w produkcji: Jeden program o wielu rozwiązaniach
- Excel: Dla jak dużej firmy?
- Problem ręcznego wpisywania danych
- Excel: Kłopotliwe użytkowanie
Excel w produkcji: Jeden program o wielu rozwiązaniach
Ze względu na jego popularność trudno znaleźć osobę, która nigdy nie korzystała z Excela. Arkusz kalkulacyjny ma sporo ważnych zalet, z których jedną jest łatwy dostęp do programu. Nie wymaga żadnych specjalnych parametrów urządzenia, na którym chcemy korzystać z Excela. Zatem planowanie produkcji w Excelu jest dość popularne. Program ten jest bardzo łatwy do pobrania i zainstalowania, a jego koszty użytkowania są stosunkowo niskie. Excel posiada również łatwą obsługę arkusza kalkulacyjnego. Każda strona jest wypełniona rzędami kolumn i wierszami, które tworzą pojedyncze komórki. Ważne jest, iż tabela nie ma własnego końca, dzięki czemu można wpisywać dane do jednego pliku, nawet z kilku lat. Excel posiada wiele funkcji i opcji edycji. Rozmiary wierszy i kolumn można dowolnie zmieniać zgodnie z własnymi potrzebami, aby dopasować je do konkretnej treści. Komórki można wyróżnić kolorami lub obramowaniem, a tekst w nich można zmienić pod względem rozmiaru lub czcionki. Takie procedury pozwalają zdefiniować poszczególne kategorie, wyróżnić najważniejsze punkty i stworzyć najbardziej odpowiedni system. Arkusz kalkulacyjny wyposażony jest w specjalne formuły, za pomocą których można łatwo obliczyć wszystkie niezbędne informacje. Przydają się zarówno do prostych obliczeń i księgowości, jak i do bardziej złożonych obliczeń ze zmiennymi wartościami. We właściwych rękach Excel staje się wszechstronnym i bardzo przydatnym programem.
Excel: Dla jak dużej firmy?
Dzięki swojej prostocie i szerokiej gamie zastosowań Excel jest doskonałym wyborem dla startupów lub mniejszych firm. Jedna osoba może efektywnie działać i zarządzać firmą za pomocą arkuszu kalkulacyjnego, ponieważ zawiera on wszystkie niezbędne funkcje. Dzięki plikowi Excel możesz łatwo obliczyć koszty swojej firmy, sprzedaż produktów i usług oraz zaplanować nowe projekty. Może być również przydatny do obliczania godzin i płac pracowników. Idealny do planowania i pisania strategii marketingowych, kalendarzy promocyjnych i promocji w mediach społecznościowych. Można go dowolnie edytować i przenosić, a dzięki rozwojowi technologii Excel może być również odczytywany i edytowany na urządzeniach takich jak tablety czy smartfony. W małej firmie, firmie rodzinnej lub lokalnej produkcji wszystko, co jest potrzebne do działania, można łatwo zmieścić w jednym programie. Zobacz także, dlaczego Excel w planowaniu produkcji jest niewystarczający?
Problem ręcznego wpisywania danych
Jak wszystkie programy, Excel ma też swoje wady. Najważniejszą z nich jest konieczność ręcznego wprowadzania wszystkich informacji. Chociaż nie stanowi to problemu w przypadku niewielkich ilości danych, liczby mogą eksplodować wraz ze znacznym rozwojem firmy. Ręczne wprowadzanie dodatkowych informacji może również wprowadzać błędy, które mogą powodować niespójności w kolejnych podsumowaniach. Może to spowodować straty dla firmy lub problemy z nadprodukcją lub niedostateczną produkcją, a tym samym zwiększyć stres. Drobny błąd w obliczeniach może czasem doprowadzić nawet do problemów w działaniu firmy. Bardzo ważne jest więc, aby unikać takich błędów, ale oznacza to dodatkowy czas pracy. Dlatego Excel nie jest już wystarczającym narzędziem do planowania, jednak specjalne programy do zarządzania produkcją rozwiązały ten problem. Oczywiście pewne informacje można wprowadzić ręcznie, ale system może automatycznie rozdzielić pracę i zaplanować jej kolejne kroki. Przydatna jest więc funkcja przeciągania i upuszczania, umożliwiająca szybkie przypisanie pracy do określonej lokalizacji.
Sprawdź: Planowanie operacyjne w MES
Excel: Kłopotliwe użytkowanie
Dodatkową wadą jest ograniczone wykorzystanie pliku. W danym momencie może go edytować tylko jedna osoba. Utrudnia to sprawdzenie kompletności danych w dużych firmach, gdzie jest kilka działów, które również tam wprowadzają swoje dane. Podobną przeszkodą jest po prostu wysłanie arkusza kalkulacyjnego w wiadomości e-mail. Trudno jest określić, kto ma ostatni plik i może powodować zamieszanie i nieporozumienia między różnymi działami. Zamieszanie spowodowane brakiem płynnego przepływu informacji może mieć negatywny wpływ na biznes. Dlatego przy tworzeniu nowych działów i zatrudnianiu dużej liczby pracowników lepiej zastąpić klasyczny arkusz kalkulacyjny bardziej funkcjonalnymi i profesjonalnymi narzędziami projektowymi, jak np. Factory Plus.