Koszyk
dlaczego excel nie jest wystarczający

Dlaczego Excel w planowaniu produkcji nie jest wystarczający?

Wielu kierowników produkcji do planowania operacji nadal wykorzystuje arkusze kalkulacyjne. Choć posiadają one wiele zalet coraz częściej podkreśla się ich oczywiste ograniczenia. Jako osoba zarządzająca mierzysz się codziennie z silną presją czasu, naciskiem na poprawę jakości, wydajności oraz cięcie kosztów. Czy Excel w produkcji to dobry pomysł? Zmniejszasz wydajność pracy czy raczej generujesz oszczędność dla firmy? Jakie argumenty przemawiają za migracją danych do nowoczesnych systemów planowania produkcji takich jak system APS?

Spis Treści:

Popularność arkuszy kalkulacyjnych do planowania produkcji

Gdy w 1985 roku wydano Excel był on prawdziwym odkryciem i innowacyjnym narzędziem optymalizującym pracę wielu firm, także produkcyjnych. Nie powinno to nikogo dziwić, ponieważ plusami tego oprogramowania był czytelny interfejs, szerokie zastosowanie oraz kompatybilność. Excel bardzo szybko stał się głównym narzędziem do planowania pracy w zakładach produkcyjnych.

Excel ceniony jest za niski koszt, prostotę użytkowania oraz funkcjonalność. Wiele firm wychodzi z założenia, że to wciąż wystarczające narzędzie, więc po co rezygnować ze znanego i sprawdzonego? Faktem jest, że planowanie produkcji w Excelu dobrze sprawdza się w małych zakładach. Coraz większą liczbę firm szybko przerasta jednak planowanie w arkuszach kalkulacyjnych, dlatego otwierają się na bardziej nowoczesny system planowania produkcji, dostosowany do obecnych wymagań rynkowych.

Planowanie – Excel w produkcji

Planowanie produkcji w Excel wydaje się być prostym rozwiązaniem – pozwala w łatwy sposób wprowadzać dane i planować produkcję opierając się na własnym doświadczeniu i wiedzy. Elastyczne zmiany w zarządzaniu procesem ułatwia formatowanie odpowiednich komórek programu. Jednak wprowadzane w arkuszu Excela dane pozostają pod kontrolą, dopóki ich ilość nie jest tak duża, że osoba zarządzająca produkcją przestaje efektywnie nimi zarządzać.

Makra stworzone przez dział IT nie nadążają przeliczać danych z produkcji oraz ilości surowców potrzebnych do produkcji. Czym zastąpić Excela w planowaniu produkcji? Czym kierować się podczas wyboru najlepszego narzędzia?

Czynniki wpływające na wybór narzędzi optymalizacji produkcji

Jeśli założyć, że firma produkcyjna ma stały i bieżący dostęp do surowców, nie dotyczy jej zmienność produkcji ani sezonowość, a do produkcji wykorzystywane są proste technologie, wówczas taka działalność może efektywnie prosperować korzystając z systemów ERP (Enterprise Resource Planning).

Analizując rynek i profil działania większości firm produkcyjnych, szybko dochodzimy do wniosku, że powyższy opis jest jednak rzadkością. Firmy otrzymują nieplanowane zlecenia, borykają się z brakiem surowców/części do maszyn, awariami, presją czasu, restrykcyjnymi normami oraz koniecznością zwiększania wydajności i jednocześnie potrzebą produkowania zróżnicowanych wyrobów, odpowiadających zindywidualizowanym gustom odbiorców.

Excel, w porównaniu z bardziej niezawodnymi i w pełni funkcjonalnymi programami dedykowanymi do planowania produkcji oraz do harmonogramowania produkcji wykazuje znaczne ograniczenia.

Poziom błędów i rzetelność danych

Ryzyko błędów zwiększa się przy ręcznym wprowadzaniu danych do arkuszy kalkulacyjnych i można śmiało stwierdzić, że są one w tej sytuacji nieuniknione. Chociaż niewielki odsetek błędów początkowo nie wydaje się groźny, to jednak arkusze kalkulacyjne liczące tysiące komórek będą zawierać ilość błędów poważnie rzutującą na wiarygodność danych, a co za tym idzie – także na trafność decyzji podejmowanych na ich podstawie.

Tworzenie harmonogramu produkcji, jako że dotyczy obszarów niezwykle dynamicznych i jest zależny od wielu czynników, jest szczególnie podatne na błędy. Wówczas mamy do czynienia z efektem domina, co ostatecznie prowadzi do opóźnień w realizacji zleceń i strat finansowych.

Trudność w analizie dużej liczby danych

Korzystając z arkuszy nie mamy możliwości analizowania dużych ilości danych i tym samym planowanie produkcji staje się niemal niemożliwe. Obecna specyfika działania firm produkcyjnych związana z globalizacją produkcji, skomplikowanym łańcuchem dostaw i coraz bardziej zindywidualizowaną produkcją sprawia, że arkusze nie są w stanie uwzględnić bardzo szybko zmieniających się harmonogramów produkcji i konfiguracji wielu projektów. Ta niezdolność do dostosowania się do zmiany znacznie utrudnia planowanie produkcji i bardzo szybko może przełożyć się na nieefektywne procesy i straty finansowe całej firmy.

Ograniczony dostęp do danych

Arkusze kalkulacyjne umożliwiają tylko jednemu użytkownikowi kontrolowanie kopii głównej. Jednak, gdy wielu użytkowników potrzebuje jednoczesnego dostępu pojawiają się problemy i ryzyko błędnych danych oraz ich interpretacji rośnie. Ponadto arkusze kalkulacyjne nie dają możliwości śledzenia danych w czasie rzeczywistym, co znacznie utrudnia analizę na miejscu.

Arkusze kalkulacyjne są narzędziami obliczeniowymi a nie analitycznymi. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo wymaga dokładnych prognoz i analiz lub modelowania, szybko odkryjesz ograniczenia związane z tym oprogramowaniem. Planowanie produkcji w Excelu biorąc pod uwagę te czynniki staje się niemożliwe. Dla porównania, system APS jako narzędzie dedykowane do planowania produkcji, operuje na danych w czasie rzeczywistym i wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji, dzięki czemu pozwala Ci szybko i bezbłędnie działać oraz podejmować najlepsze decyzje.

Excel w produkcji jako program do planowania – to nie wszystko!

Systemy typu APS (moduł systemu Optimakers) automatycznie tworzą plan pracy i biorą pod uwagę wiele czynników, które należy uwzględnić podczas planowania produkcji – Excel tego nie zrobi. Klient tak naprawdę planuje produkcje samodzielnie, ale wraz ze zwiększeniem skali produkcji zwiększa się też ryzyko, w którym Excel nie jest już wystarczający. To jest najczęściej moment, kiedy klienci poszukują „czegoś więcej”, czegoś co Excel nie jest im wstanie dostarczyć – rzetelnej informacji o stanie produkcji w czasie rzeczywistym i możliwości jej dokładnego planowania. Poszukiwanie narzędzia do planowania i harmonogramowania produkcji należy rozpocząć od analizy dostępnych rozwiązań.

Planowanie – Excel w produkcji, ERP i APS system

Podstawą planowania były niegdyś papierowe arkusze, które z czasem zaczął zastępować Excel. Posiada on wiele zalet i w porównaniu z papierową rzeczywistością, istotnie usprawnia planowanie firm. Jest jednak obarczony kilkoma istotnymi niedogodnościami. Mowa tu między innymi o konieczności ręcznego wprowadzania danych, możliwości korzystania tylko przez jedną osobę w danej chwili, ryzyko wprowadzania niechcianych zmian przez kolejnych użytkowników modyfikujących plik. Nie jest to najlepsze narzędzie do zarządzania produkcją. Dodatkowo dochodzi kwestia wielu plików z tymi samymi danymi, które krążą w różnych jednostkach organizacyjnych firmy. Jest to strata czasu i problem komunikacyjny.

Dedykowane oprogramowanie do zarządzania produkcją

Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie dedykowanego oprogramowania do zarządzania produkcją. Jednym z nich jest system APS, który służy do planowania i harmonogramowania produkcji. Posiada on znacznie więcej funkcjonalności i pozwala stworzyć lepszy plan produkcji niż systemy klasy ERP. ERP doskonale sprawdzają się w organizacji zarządzania przedsiębiorstwem. Jeśli jednak chodzi o plan produkcyjny, działają one w oparciu o nieograniczone moce produkcyjne. Jak wiadomo, na produkcji rzadko kiedy wszystko dzieje się “zgodnie z planem”. Dlatego te systemy powodują rozminięcie się z realną sytuacją na hali produkcyjnej i błędne założenia. Aby zrozumieć przewagi systemu APS warto przeanalizować kryteria brane pod uwagę podczas tworzenia planu produkcji.

Planowanie produkcji w praktyce

Plan produkcji to podstawa a system APS umożliwia przygotowanie optymalnego do obecnej sytuacji planu realizacji. Dlaczego? Ponieważ to oprogramowanie produkcyjne zmienia harmonogram w czasie rzeczywistym – w sposób, w który nawet najbardziej doświadczony planista nie byłby w stanie tego zrobić. Generowany przez APS plan opiera się o bieżące dane z produkcji, narzędziowni i magazynu. Sam proces planowania jest błyskawiczny i zajmuje kilkadziesiąt sekund. Planista ma do dyspozycji gotowy plan generowany przez system automatycznie. Jeśli preferuje i wymaga tego sytuacja, może się może się to dziać w sposób półautomatyczny lub ręczny. Wykwalifikowany planista i system APS to gwarancja skutecznego planowania w firmie produkcyjnej. Zaktualizowany harmonogram z systemu APS jest dostępny dla innych systemów wykorzystywanych w firmie tj. ERP czy systemu MES –zatem wszyscy użytkownicy mają wygodny dostęp do istotnych danych.

System APS – zalety płynące z wdrożenia oprogramowania

Optimakers dostarcza swoim klientom system APS (ang. Advanced Planning and Scheduling), który szybko i automatycznie tworzy harmonogramy dla dowolnego typu produkcji, montażu a nawet prac służb serwisowych w firmie. Co ważne, uwzględnia przy tym wszystkie kluczowe dane i ograniczenia, zapewniając optymalne i bezbłędne rozwiązania. W sytuacjach nagłych pozwala na błyskawiczne reagowanie i przeplanowanie działań. System APS znacząco przyczynia się do optymalizacji wąskich gardeł. Daje nowe, dokładne i kompleksowe spojrzenie na produkcję, szansę na wykrycie problemów z wyprzedzeniem i czas na adekwatną reakcję. Przystępna wizualizacja zleceń i operacji, a także a na bieżąco aktualizowana sieć powiązań i informacji z różnych źródeł pozwala pracować w pełni wydajnie.

System APS – jakie funkcjonalności?

Program APS od Optimakers pozwala szybko reagować na nagłe zmiany w ramach organizacji oraz nieprzewidziane czynniki zewnętrzne. Wsparcie systemu w codziennej pracy to m.in.:

  • planowanie każdego typu produkcji
  • wizualizacja harmonogramu produkcji,
  • śledzenie produkcji w dynamicznym harmonogramie,
  • optymalizacja wąskich gardeł,
  • poprawa przepływów materiałowych,
  • raporty i optymalizacja produkcji,
  • symulacje,
  • prognozy,
  • szablony technologii,
  • zapotrzebowanie materiałowe i personalne,
  • kooperacja z partnerami i podwykonawcami.

System APS w odróżnieniu od Exela umożliwia zaplanowanie każdego typu produkcji oraz dokonywanie skutecznej optymalizacji wąskich gardeł i przepływów materiałowych. System daje Ci nowe spojrzenie na produkcję, ewentualne problemy dostrzeżesz z wyprzedzeniem i zyskasz czas na zaplanowanie i reorganizację pracy.

Jak zwiększyć efektywność procesów produkcyjnych?

Zaawansowane oprogramowanie, takie jak system APS, daje firmom znaczną przewagę w produkcji typu lean (lean production). System optymalizuje proces produkcji i zapewnia kontrolę niezbędną do wydajnego zarządzania produkcją. Zaawansowane algorytmy planowania uwzględniają wiele zmiennych. Dzięki temu planowanie zapotrzebowania na surowce i ludzi, w dowolnym przedziale czasowym, jest proste i szybkie. Ponadto zyskujesz nieograniczony dostęp do danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym. APS poprawia efektywność procesów produkcyjnych. Przyczynia się do zwiększenia zysków, a także wzrostu satysfakcji klientów, którzy otrzymują produkty dobrej jakości i zawsze na czas. Z tej perspektywy wydaje się, że mało którą firmą produkcyjną stać dzisiaj na dalsze harmonogramowanie w arkuszach.

Symulacje What-If – Inteligentne algorytmy systemu APS

System APS to także możliwość przetestowania symulacji różnego rodzaju wariantów (np. kupna nowego sprzętu czy modyfikacji kolejności zleceń). Podejmowane decyzje są wtedy w pełni świadome i trafne biznesowo. Zaletą tego systemu jest również możliwość generowania automatycznych szablonów marszrut i BOM. Od tej pory wszystkie dokumenty tworzone są w sposób prosty a do tego są zgodne z normami i certyfikacjami. Poza tym system upraszcza planowanie zapotrzebowania materiałowego i surowcowego.

Planowanie procesów produkcyjnych i pracy to umiejętność podejmowania właściwych decyzji. System APS od Optimakers pomaga w dokonywaniu trafnych wyborów. Umożliwia elastyczne reagowanie w oparciu o aktualne dane. Program APS zaplanuje produkcję, dostosuje harmonogram, zajmie się alokacją pracowników i powiadomi Cię odpowiednio wcześnie o możliwych zagrożeniach.

Teraz jest najlepszy moment na inwestycje w optymalizację produkcji!

Jeżeli uważasz, że w Twojej produkcji przyda się usprawnienie funkcjonowania, wypróbuj nasze bezpłatne 14-dniowe demo i sprawdź jaką wartość możemy Ci zaoferować. Chętnie pomożemy!

4 komentarze

  1. […] i raportami generowanymi przez system, a nie odręcznymi notatkami czy dziesiątkami plików Excel. Na początku należy przeanalizować swój biznes i wytypować czynniki, które w Twojej branży, […]

  2. […] zmian. Jedną z rzeczy, którą może zrobić właściciel lub manager firmy produkcyjnej to zastąpić Excel profesjonalnym systemem do zarządzania produkcją i magazynem. System będzie na bieżąco dostarczał niezbędnych danych, aby w roku 2022 podejmować […]

  3. […] w znaczących częściach przedsiębiorstw jest wykonywana ręcznie bądź za pomocą programu Excel. W przypadku obu tych metod najpierw operatorzy muszą dokonać inwentaryzacji ręcznie, co […]

  4. […] Sprawdż także: Dlaczego Excel w planowaniu produkcji nie jest wystarczający? […]

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *