Każdy manager chce zadbać o rozwój pracowników, które pozytywnie wpłynie na działanie przedsiębiorstwa. W celu wypełnienia tego zadania przełożony powinien jak najlepiej ocenić umiejętności pracowników, zauważyć braki i ułożyć plan rozwoju, który wspomoże podniesienie kluczowych kompetencji. Jest to bardzo kompleksowe zadanie. W końcu, jak zaplanować rozwój poszczególnych osób, jeśli firma liczy ich tysiące? Rozwiązaniem tego problemu może być matryca kompetencji, czyli jedno z narzędzi Lean Manufacturing, które wspiera efektywne zarządzanie zespołem.
Czym jest matryca kompetencji?
Macierz kompetencji (ang. skills matrix), znana szerzej w Polsce jako matryca kompetencji, to narzędzie, które pozwala na łatwe zauważenie umiejętności i kompetencji poszczególnych osób w organizacji. Wizualne przedstawienie kwalifikacji każdego pracownika umożliwia efektywne zarządzanie kompetencjami zespołu.
Podstawowym założeniem macierzy kompetencji jest zrozumienie, śledzenie i wspieranie świadomego rozwoju każdego z pracowników.
Jak zbudować matrycę kompetencji pracowników?
Matryca kompetencji jest dość elastycznym narzędziem, które powinno być dostosowane do struktury organizacji i umiejętności niezbędnych do wykonania danego zadania. Jeśli przedsiębiorstwo jest duże, to warto zawęzić obszar oceny do konkretnego działu lub zespołu. Praca na mniejszej grupie osób pozwala na dokonanie bardziej szczegółowej analizy, która przyniesie lepsze efekty. Od zawężenia grupy do mniejszej ilości osób dzielą Cię już tylko cztery kroki do zbudowania efektywnej matrycy.
Krok 1: Określ niezbędne umiejętności i kompetencje
W pierwszym kroku należy określić niezbędne umiejętności i kompetencje, które powinien posiadać pracownik w danym zespole. Możesz posiłkować się zakresem obowiązków poszczególnych pracowników, a także zapytać ich o zdanie. Nikt tak dobrze, jak osoba, która wykonuje dane zadanie, nie określi umiejętności niezbędnych do jego wykonania. Możesz poprosić każdego z pracowników, by napisał dla Ciebie listę kompetencji niezbędnych na obejmowanym stanowisku. Być może okaże się, że członkowie zespołu mają inny punkt widzenia na wykonywaną pracę, co także będzie cenną lekcją dla osoby zarządzającej.
Krok 2: Wyznacz skalę dla oceny kompetencji
W celu łatwej oceny danej kompetencji niezbędna będzie prosta skala. Najczęściej osoby zarządzające wykorzystują prostą ocenę od 1 do 5, gdzie jeden oznacza całkowity brak danej umiejętności, a pięć poziom ekspercki. Poziom 3, czyli średni, powinien być zastosowany wyłącznie wtedy, gdy pracownik umie już pracować samodzielnie.
Możesz także zastosować inny system ocen, który będzie dla Ciebie bardziej klarowny, np. graficzne przedstawienie oceny w kole – im większe kompetencje ma dany pracownik, tym większy obszar koła jest zamalowany.
Krok 3: Ocena pracowników
W tym etapie musisz dokonać oceny kompetencji każdego z pracowników. Najlepiej jest wykonać to w dwóch etapach – w pierwszym pracownik ocenia siebie, a w drugim Ty oceniasz jego umiejętności. Ważne jest, byś nie analizował ocen danej osoby, zanim sam nie dokonasz analizy umiejętności, gdyż może to wpłynąć także na Twoją ocenę.
Nasze myślenie oparte jest na błędzie myślowym, który nazywamy heurystyką zakotwiczenia. Jeśli zauważysz, że wysoki wskaźnik poziomów kompetencji danego pracownika, przed samodzielnym wystawieniem ocen, to jego skala może sztucznie podwyższać Twoją ocenę. Oczywiście działa to również odwrotnie – jeśli pracownik zaniży swoje oceny, to Ty także możesz pomniejszyć swoje wyliczenia.
Krok 4: Stworzenie ścieżki rozwoju zespołu
Znając dokładne umiejętności poszczególnych pracowników, wiesz na jakim etapie rozwoju są i jak możesz im pomóc w rozwijaniu kompetencji. Możesz stworzyć efektywny plan szkoleń, które wesprze ich ścieżkę rozwoju.
Przydatność zarządzania wizualnego kwalifikacjami pracowników jest również nieoceniona przy przydzielaniu zadań czy planowaniu prac. Być może podczas analizy okaże się, że pracownik, który do tej pory zajmował się wyłącznie uzupełnieniem formularza Excel, czuje się lepiej przy gniazdach produkcyjnych. Postaraj się ułożyć harmonogram prac tak, by umiejętności poszczególnych osób możliwie jak najlepiej się uzupełniały podczas wykonywania prac. Dla nich praca stanie się przyjemniejsza, a dla Ciebie efektywniejsza.
Matryca kompetencji – wzór dla HR
Prawidłowe zastosowanie matrycy kompetencji pozwala zaplanować rozwój poszczególnych osób. Aby jednak wizualne przedstawienie kompetencji pracowników działało prawidłowo niezbędne jest przygotowanie odpowiedniego arkusza. Właściwy dokument, w którym możesz uzupełniać matrycę kompetencji, pozwala monitorować poziom rozwoju pracowników i obserwować zaangażowanie całego zespołu w proces doskonalenia zadań.
Poniżej znajdziesz wzór matrycy, który zawiera czytelne przedstawienie kompetencji.
Obsługa maszyn | Naprawa maszyn | Znajomość programów do zarządzania produkcją | Zarządzanie projektami | Szkolenia nowych pracowników | |
Pracownik 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 1 |
Pracownik 2 | 5 | 5 | 2 | 3 | 4 |
Pracownik 3 | 5 | 2 | 4 | 5 | 1 |
Pracownik 4 | 3 | 5 | 3 | 2 | 5 |
Pracownik 5 | 2 | 5 | 1 | 3 | 5 |
Matryca umiejętności pracowników produkcyjnych – jakie daje korzyści?
- Świadomy rozwój kompetencji – dzięki matrycy kompetencji pracownik faktycznie wie, jakie umiejętności powinien rozwinąć. Znajomość mocnych i słabych stron jest nieoceniona także dla kadry zarządzającej, która może efektywniej administrować wykonywanymi zadaniami.
- Ustalenie oczekiwań dot. zespołu – w dużych zakładach produkcyjnych pracownicy często nie wiedzą, czego się dokładnie od nich oczekuje. Nie są w stanie zaplanować swojej ścieżki kariery, gdyż nie wiedzą, jakie kompetencje pozwoliłyby im na uzyskanie wyższego wynagrodzenia i lepszego stanowiska. Matryca kompetencji pozwala na jasne ustalenie oczekiwań dot. poszczególnych członków zespołu oraz poinformowaniu ich, na jakim etapie rozwoju danej ścieżki aktualnie się znajdują i co muszą zrobić, by poprawić swoją sytuację.
- Zauważenie braków – niejednokrotnie matryca pozwala zauważyć, że w danym zespole brakuje konkretnych umiejętności. Takie braki będą skutecznie spowalniać rozwój firmy. Najlepiej zadbać o to, by w każdym z punktów umiejętności był co najmniej 1 specjalista, który może efektywnie szkolić nowe osoby. Taki zespół jest w stanie poradzić sobie z większością sytuacji. Jeśli w kadrze brakuje takiego pracownika, to efektywne zarządzanie rozwojem jest niemożliwe.
- Większe zadowolenie pracowników – każdy z nas potrzebuje celu. Jeśli pracownik czuje brak możliwości rozwoju, to szybko zrezygnuje z Twojej firmy. Jasne określenie ścieżki kariery, a nawet wskazanie, jakie wynagrodzenia czekają na wyższych stanowiskach, będzie motorem motywacyjnym dla pracy zespołu. Pracownicy będą pracować efektywniej i będą bardziej zadowoleni, jeśli będą widzieli sens i perspektywę swoich działań.
Jak narzędzie do zarządzania kompetencjami pracowników wspiera plany i ścieżki rozwoju?
Czytelna matryca kompetencji pozwala na zauważanie plusów i minusów danego pracownika. Dzięki temu ma on możliwość skupienia się na tym, w czym jest naprawdę dobry i właściwie poprowadzić swoją ścieżkę rozwoju. Nawet jeśli obecnie zawodowe marzenia danej osoby dość mocno odbiegają od tego, co wykazuje w swojej pracy, to zauważenie słabości pozwoli mu na zredefiniowanie celów lub ustalenie odpowiedniego harmonogramu szkoleń, który poprawi jego kompetencje.
Małe zmiany na najniższych szczeblach mają kluczowy wpływ na kondycję całego przedsiębiorstwa, gdyż właściwa identyfikacja i świadomy rozwój kompetencji pracowników są kluczowe dla jego rozwoju. Warto patrzeć na rozwój jednostek, jako mały krok do wielkiego rozwoju firmy.