W nowoczesnym przedsiębiorstwie produkcyjnym lub handlowym dane muszą przepływać swobodnie. Tymczasem częstym scenariuszem jest wyspecjalizowany system ERP/FK, taki jak Wapro Mag, oraz osobny, zaawansowany system WMS do zarządzania magazynem, taki jak OptiMES (OptiWMS).
Problem pojawia się na styku tych dwóch światów. Jak zapewnić, że dział księgowości i sprzedaży pracują na danych, które odzwierciedlają realne operacje wykonane na magazynie?
Odpowiedź brzmi: ręczne przepisywanie danych. Pracownik magazynu zatwierdza wydanie (WZ) w OptiMES, a pracownik biurowy musi ręcznie wprowadzić ten sam dokument do Wapro Mag. To samo dotyczy zakładania nowych kartotek produktowych czy aktualizacji danych kontrahentów.
Taki model pracy jest nie tylko powolny. Jest przede wszystkim źródłem kosztownych błędów, opóźnień w fakturowaniu i braku spójności danych.
W Optimakers.pl rozwiązujemy ten problem systemowo. Uruchomiliśmy dedykowany integrator OptiMES ↔ Wapro Mag, który w pełni automatyzuje wymianę kluczowych informacji biznesowych.
Jak działa integracja OptiMES z Wapro Mag?
Nasze rozwiązanie to nie jest prosty eksport plików. To inteligentny mechanizm działający w tle (np. w pętli co 10 minut), który monitoruje system OptiMES i przesyła nowe dane bezpośrednio do Wapro Mag.
Integracja została zaprojektowana z myślą o logice biznesowej i bezpieczeństwie danych:
- System Master: OptiMES jest systemem master (nadrzędnym) dla operacji magazynowych. To tutaj tworzone są dokumenty, zakładane nowe indeksy asortymentowe i nowi kontrahenci.
- Synchronizacja Jednostronna: Dane płyną w jednym kierunku: z OptiMES do Wapro Mag. Gwarantuje to, że system ERP (Wapro) oraz powiązany z nim moduł księgowy otrzymują kompletne i poprawne dane wprost z magazynu.
- Kontrola Procesu: Do Wapro przesyłane są wyłącznie dokumenty zatwierdzone w OptiMES. Daje to pełną kontrolę nad tym, które operacje są gotowe do dalszego przetwarzania (np. fakturowania).
- Logiczna Kolejność: Aby zachować integralność baz danych, integrator przesyła dane w logicznej kolejności: najpierw Asortyment, potem Kontrahenci, a na końcu Dokumenty, które się do nich odnoszą.
Co dokładnie jest synchronizowane?
Siłą tej integracji jest szeroki zakres mapowanych danych. Jeśli dany obiekt (produkt, klient) nie istnieje w Wapro, integrator automatycznie go utworzy.
Asortyment (Kartoteki Produktowe)
Nie trzeba już zakładać produktu w dwóch miejscach. Produkt utworzony w OptiMES automatycznie pojawi się w Wapro.
- Nazwa Artykułu -> Nazwa
- Indeks Katalogowy/Handlowy -> Indeks
- Kategoria Wielopoziomowa -> Grupa Magazynowa
- Kod kreskowy -> EAN
- Stawki VAT (zakupu i sprzedaży)
- Stany minimalne/maksymalne
- Jednostka magazynowa -> Jednostka miary
- Cena zakupu netto/brutto (na podstawie ostatniego dokumentu przyjęcia)
- Dane dostawców (Indeks producenta, Preferowany dostawca)
Kontrahenci
Nowy klient lub dostawca dodany w OptiMES jest natychmiast replikowany do Wapro.
- Nazwa -> Nazwa klienta
- Typ (Odbiorca/Dostawca)
- NIP i REGON
- Nr kontrahenta -> Indeks
- Pełne dane adresowe i kontaktowe
Dokumenty Magazynowe (WZ, PZ i inne)
To sedno automatyzacji. Każde zatwierdzone w OptiMES przesunięcie magazynowe (np. Wydanie Zewnętrzne) jest automatycznie tworzone w Wapro Mag ze wszystkimi szczegółami:
- Dane nagłówka: Typ i numer dokumentu, data wystawienia, powiązany kontrahent.
- Pozycje dokumentu: Pełne mapowanie (LP, Nazwa, Indeks, Ilość, Jednostka miary).
- Wartości finansowe: Cena netto (ewidencyjna lub średnia), stawka VAT, Wartość netto oraz Wartość brutto dla każdej pozycji.
- Podsumowania: Całkowite wartości Razem Netto, VAT i Brutto dla całego dokumentu.
Uwaga techniczna: Integrator jest również świadomy specyfiki Wapro, który wymaga wskazania domyślnego magazynu, dla którego operuje. Nasze rozwiązanie uwzględnia tę logikę.
Korzyści biznesowe wykraczające poza „oszczędność czasu”
Wdrożenie integracji OptiMES-Wapro to nie tylko oszczędność minut przeznaczanych na ręczne wprowadzanie danych. To strategiczna decyzja, która przekłada się na:
- Eliminację błędów ludzkich: Znika ryzyko pomyłki w ilości, cenie czy numerze NIP przy ręcznym przepisywaniu danych.
- Spójność danych w firmie: Magazyn, sprzedaż i księgowość operują na tym samym, aktualnym zbiorze informacji.
- Przyspieszenie fakturowania: Dział księgowości widzi dokumenty WZ niemal natychmiast po ich zatwierdzeniu na magazynie i może od razu wystawić fakturę.
- Uporządkowanie procesów: Wymusza jasny podział odpowiedzialności – OptiMES odpowiada za operacje, Wapro za finanse.
Integracja systemów przestaje być opcją, a staje się fundamentem efektywnego przepływu informacji w przedsiębiorstwie.
Korzystasz z Wapro Mag i szukasz systemu WMS, który realnie zautomatyzuje Twoje procesy magazynowe?
Skontaktuj się z nami. Pokażemy, jak integrator Optimakers.pl może połączyć świat Państwa magazynu i księgowości. Bezpłatna konsultacja to 45 minut, które możesz wykorzystać na sprawdzenie realnego potencjału oszczędności w Twojej firmie!
Odbierz darmową konsultacje z naszym ekspertem!
Wybierz dogodny dzień i godzinę spotkania.