Rodzaje dokumentów magazynowych

Dziś opisujemy rodzaje dokumentów magazynowych. Dokumentacja magazynowa jest niezbędna w procesie ewidencji towarów przyjętych do firmy, przemieszczanych w ramach działalności wewnętrznej oraz wydawanych na zewnątrz (np. do klientów).

Ponieważ dokumenty magazynowe mogą być zarówno elektroniczne jak i papierowe, to w każdej z opcji można wiedzieć, jakie towary znajdują się w magazynie, a jakich brakuje.

Właściwy przepływ plików pozwala po prostu utrzymać porządek. Umożliwia również firmom wykonywanie obliczeń dotyczących poziomów sprzedaży lub zapotrzebowania na poszczególne pozycje. 

Pliki repozytorium dzielą się na dwa główne typy. Zgodnie z obrotem towaru, obsługujemy dokumenty magazynowe przychodzące, czyli dotyczące przyjęcia towaru na magazyn. Z drugiej strony mamy dokumenty wychodzące, czyli dokumenty dotyczące towarów wysłanych z magazynu.

Chcesz pełnej kontroli nad dokumentacją w Twoim magazynie?

Prawidłowo przygotowany dokument powinien zawierać np.:

  • numer seryjny dokumentu, lub indeks, lub jego nazwa
  • datę wystawienia dokumentu
  • datę otrzymania lub dostarczenia towaru
  • nazwę otrzymanego lub wysłanego towaru
  • cenę jednostkową towaru, który znajduje się w dokumencie
  • ilość i jednostkę miary otrzymanego lub wysłanego towaru
  • dane wystawcy dokumentu lub dane wystawcy i dostawcy
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu przychodzącego lub wychodzącego
  • podpis osoby odpowiedzialnej za doręczenie i odbiór danej przesyłki

Typy dokumentów odbioru

W zależności od stanu przesyłki wystawianych jest kilka różnych typów dokumentów odbioru. Mimo to wszystkie wyglądają podobnie. Zobacz cztery najpopularniejsze typy dokumentów, które musisz znać i które zapewne wykorzystujesz w swojej firmie.

PZ – przyjęcie zewnętrzne

Jak sama nazwa wskazuje, pliki PZ powstają, gdy towary wchodzą do magazynu z zewnątrz. Ma to związek z kupowaniem lub otrzymywaniem materiałów za darmo. Dokumenty odbioru z zewnętrznych źródeł są szczególnie ważne, gdy dostawy nie są fakturowane.

Za przygotowanie PZ odpowiedzialni są pracownicy magazynu. Dokumenty odbioru zewnętrznego sporządzane są na podstawie dokumentów potwierdzających dostawę.

PW – przyjęcie wewnętrzne

Jest to plik podobny do PZ. Wydawany jest w momencie odbioru towaru lub materiału z innej jednostki danego przedsiębiorstwa. Jest również używany, gdy nie określono kontrahenta.

ZW – zwrot wewnętrzny

Trzecim typem dokumentu magazynowego jest zlecenie zwrotu wewnętrznego. Może być wydany w kilku sytuacjach.

Przykładowo może być to pobranie przez pomyłkę elementu, o innym numerze katalogowym niż oczekiwano. Drugim przypadkiem otwarcia wewnętrznego zlecenia zwrotu jest pobranie zbyt dużej ilości materiałów.

Trzecia jest poniekąd powiązana z drugą i dotyczy sytuacji, gdy pewna ilość materiału lub określona ilość towaru nie jest potrzebna do osiągnięcia celu, czyli oszczędza się tylko część towaru. Przyczyną zwrotu powinny być podstawowe informacje zawarte w dokumencie ofertowym.

MM – przesunięcie międzymagazynowe

MM jest dokumentem wystawianym przy przyjęciu towaru na skład, gdy pochodzi on z innego magazynu należącego do tej samej firmy. Ponieważ jest to dokument dochodowy, czasami nazywany jest MM+.

Typy dokumentów wychodzących

Typy dokumentów wychodzących. Wydawane są, gdy materiał lub towar opuszczają magazyn. Pomijamy tutaj INV+, który jest wydaniem zewnętrznym inwentaryzacji, technicznie zrozumienie dokumentu INV- to także zrozumienie jego zewnętrznego odpowiednika.

INV – Wydanie Wewnętrzne Inwentaryzacja

INV jest dokumentem na potrzeby inwentaryzacji. Inwentaryzacja to czynności rachunkowe zmierzające do sporządzenia szczegółowego opisu składników majątkowych, źródeł, rozliczeń i tym podobnych. System od Optimakers domyślnie umożliwia generowanie takich dokumentów, oczywiście automatycznie.

WZ – wydanie zewnętrzne

W przypadku wydania towarów lub materiałów handlowych należy sporządzić dokument WZ. Wydawany jest przy sprzedaży lub nieodpłatnym przekazaniu towarów klientom.

Należy mieć na uwadze, że dokumenty magazynowe typu WZ nie są sporządzane we wszystkich przypadkach, gdy dana przesyłka opuszcza magazyn. W tym celu wykorzystywane są określone rodzaje dokumentów, które opisano poniżej.

RW – rozchód wewnętrzny

RW to dokument magazynowy, który powstaje w momencie przekazania danego materiału lub towaru na użytek własny firmy. Mogą to być przedmioty, które jeszcze nie dotarły lub zostały wycofane. Na przykład części samochodowe będą używane wewnętrznie do naprawy samochodów firmowych, a nie dostarczane klientom.

Jeśli firma prowadzi pełne księgi rachunkowe, dla IE istotną kwestią jest dodanie numerów kont w dokumentach: kosztowy i działowy. Powinna istnieć również ewidencja pozostałych zapasów dla danej pozycji.

MM – przesunięcie międzymagazynowe

Dokument magazynowy rozchodowy, który należy sporządzić, gdy towar jest wydawany do innego magazynu w ramach jednej firmy. Zwany jest też MM- i stanowi komplet z dokumentem magazynowym przychodowym MM+.

Potrzebujesz kontroli dokumentacji?

Przetestuj 14 dni bezpłatnie system WMS, który pomoże Ci w pełnej optymalizacji magazynu, a co za tym idzie automatyzacji generowania dokumentacji i nie tylko!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *