Zarządzanie dokumentacją to nieodzowny element każdej działalności. Firmy logistyczne i centra dystrybucyjne, aby działać efektywnie, muszą poświęcić szczególnie dużo uwagi na organizację tego procesu – każdego dnia obsługują liczne procesy związane z przemieszczeniem, przyjmowaniem i wydawaniem materiałów, surowców i gotowych produktów.
Brak wypracowanych procedur i narzędzi optymalizujących obieg dokumentacji powoduje, że pracownicy zaczynają popełniać błędy i marnują czas, przez co pracują nieefektywnie. Cierpi na tym nie tylko reputacja firmy, zmniejszają się również dochody. Rozwiązaniem tego problemu jest elektroniczny obieg dokumentacji w firmie. W jaki sposób go wprowadzić i jakie są tego zalety?
Spis treści:
- Papierowy obieg dokumentów – czy może być efektywny?
- Koszty obiegu dokumentów
- Elektroniczny obieg dokumentacji
- Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
- Elektroniczny obieg dokumentów w firmie w czasie pandemii COVID -19
- Jaki system do elektronicznego obiegu dokumentów?
Papierowy obieg dokumentów – czy może być efektywny?
Papierowy obieg dokumentów jest w stanie sprawdzić się w małych firmach, które są na początku swojej drogi, mają mało skomplikowaną strukturę i niewielką ilość procesów. Wraz z rozwojem szybko daje się zauważyć, jak wiele czasu pochłania administracja papierowych dokumentów, pojawiają się tez inne znaczące niedogodności:
- przygotowanie i wydrukowanie każdego dokumentu to zazwyczaj kilka minut, a w toku obsługi jest ich generowanych kilka w ramach jednego zlecenia.
- pomyłki – błędny dokument, który został przygotowany ręcznie lub wydrukowany nadaje się do kosza – oznacza to dodatkowy czas, zużyty papier i niepotrzebne nerwy.
- gorszy przepływ informacji – dostarczanie papierowej wersji trwa, zatem nie można mówić o płynnej współpracy i szybkim reagowaniu na powstające problemy.
- aspekt poufności i bezpieczeństwa danych – dużo trudniej jest zachować wysokie standardy w tym zakresie, jeśli dokumenty leżą w niezabezpieczonym miejscu i mogą trafić w niepowołane ręce.
Koszty obiegu dokumentów
W dużym magazynie jedna ryza dziennie może nie wystarczyć na wydruk dokumentów. Trzeba jednak na to spojrzeć szerzej – przecież nie tylko papier jest kosztem. Amortyzacja drukarek, zużycie tonerów, czas pracownika przygotowującego dokumenty oraz czas osoby, która je gromadzi i archiwizuje, a także przestrzeń niezbędna do przechowywania rosnącej liczby dokumentów (dokumenty potwierdzające zakończenie transportu i wydanie z magazynu należy archiwizować przez rok.).
Elektroniczny obieg dokumentacji
Firmy posiadające magazyny mają świadomość czasochłonności oraz kosztów generowanych przez takie zarządzanie, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na systemy, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów. Takie narzędzia oszczędzają czas pracowników, automatyzują pracę na magazynie i zwiększają tempo przekazywania informacji, a także wpływają na poprawę bezpieczeństwa danych. Wygodna forma dostępu z bezpiecznej platformy, do której można zalogować się z poziomu urządzenia z dostępem do Internetu, ułatwia wgląd i kontrolę – zawsze wtedy, kiedy jest to potrzebne.
Co daje elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Cyfryzacja procesów przynosi firmie zwiększenie wydajności na wielu polach. W momencie, kiedy papierowe dokumenty są zastępowane elektroniczną dokumentacją, rośnie produktywność, skuteczność kontroli procesów i elastyczność działania. Wygodny dostęp do różnego typu dokumentów, których część można sprawnie generować w sposób częściowo lub w pełni zautomatyzowany (np. analiz, raportów, dokumentów magazynowych, bazy surowców, zamówień, instrukcji, rysunków, ekspertyz itp.) sprawia, że wzrasta tempo pracy, spada ilość błędów, firma gromadzi know how a pracownicy czują ulgę nie musząc wykonywać rutynowych powtarzalnych czynności.
Każda jednostka w firmie może uzyskać dostęp do informacji operacyjnych wymaganych do realizacji swoich konkretnych celów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że decyzje są podejmowane świadomie i w oparciu o rzetelne dane. Pracownicy komunikują się sprawniej niż do tej pory, a ponadto oszczędzają czas, który wcześniej był marnowany np. na kilkakrotne ręczne wprowadzanie tych samych danych, wykorzystywanych przez różne zespoły.
Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
Cyfryzacja procesów związanych z obsługą dokumentacji w firmie niesie za sobą wiele korzyści – zarówno jeśli chodzi o kwestie finansowe jak i komfort pracy. Do najważniejszych zalet można zaliczyć:
- oszczędność czasu, wynikająca z braku konieczności ręcznego poszukiwania dokumentacji, która została niewłaściwie zarchiwizowana lub zaginęła,
- automatyzacja obsługi powtarzalnych i czasochłonnych prac związanych z dokumentacją,
- ograniczenie liczby błędów, wynikających z ręcznego uzupełnienia danych,
- w warunkach pracy zdalnej czy nieobecności w pracy, wszystkie uprawnione osoby mają pełen dostęp do niezbędnych danych z dowolnego miejsca,
- dostęp do wszystkich kluczowych informacji, odtwarzalność procesów i zgodność z normami ISO oraz zasadami przetwarzania danych,
- zwiększenie higieny pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie w czasie pandemii COVID -19
Dokumenty transportowe i magazynowe wędrują przez ręce wielu osób, przez co ryzyko zarażenia wirusem zdecydowanie wzrasta. W obecnych warunkach, firmy jak nigdy wcześniej zmuszone są przestrzegać reżimu sanitarnego – cyfryzacja procesów i elektroniczne dokumenty są jednym z istotnych sposób ograniczania zagrożenia.
Dodatkowo sytuacja związana z Covid-19 utrudnia efektywną organizację pracy – zarówno od strony organizacji pracy wewnątrz firmy jak również problemów związanych z logistyką i dystrybucją. Cyfryzacja procesów i szeroko pojętej komunikacji sprawia, że w ramach systemu Optimakers każda osoba ma dostęp do panelu meldunkowego z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu. Zarządzanie – przydzielanie obowiązków, akceptowanie planowanych działań, rozliczanie, analiza raportów czy podejmowanie strategicznych decyzji nie jest już powiązane z obecnością w przedsiębiorstwie. Jednocześnie osoby, które niespodziewanie nie mogą pojawić się w pracy, zostawiają po sobie czytelną i udokumentowaną historię działań i procesów – bez nieporozumień i luk w danych.
Jaki system do elektronicznego obiegu dokumentów?
Systemy kompleksowe, umożliwiające dostęp do danych i zarządzanie kluczowymi obszarami firmy z poziomu jednego narzędzia, pozwalają osiągać najlepsze efekty. System od Optimakers to dedykowane narzędzie do zarządzania produkcją. Jest ono idealne nie tylko dla firm produkcyjnych, ale też dla każdej firmy, która prowadzi dystrybucję towarów, zarządza magazynem i potrzebuje rzetelnych danych odnośnie stanów zapasów, terminów dostaw i postępów realizacji zadań. Optimakers pozwala na przejście do cyfrowego świata – zarówno jeśli chodzi o obieg dokumentów jak i wszystkie czynności związane z zarządzaniem procesami w firmie: od planowania produkcji i automatycznych zamówień do dostawców, przez płynne przyjęcie surowców i materiałów z użyciem skanerów, raportowanie postępów z poziomu urządzeń, po kompletację, załadunek i śledzenie partii. System ma do zaoferowania znacznie więcej.
Elektroniczny obieg dokumentacji w ramach modułów Optimakers pozwala na:
- usprawnienie procesu przyjmowania dostaw i wydawania towarów,
- automatyczne zamówienia do dostawców,
- sprawne przeprowadzanie inwentaryzacji i utrzymanie optymalnego poziomu zapasów,
- bezpieczne przechowywanie informacji,
- sprawne zarządzanie współpracą z dostawcami, podwykonawcami,
- profesjonalne zarządzanie relacjami z klientami,
- dostarczanie rzetelnych danych klientom na bazie bieżących informacji o statusie zlecenia prosto z systemu, wgląd we wszystkie oferty i raporty,
- zautomatyzowane przygotowywanie powtarzalnych dokumentów,
- spełnienie zgodności z normami np. ISO 9001,
- odtwarzanie działań i śledzenie cyklu życia produktów,
- efektywne gromadzenie i przechowywanie wiedzy w organizacji,
- oszczędność czasu i pieniędzy.
Można powiedzieć, że każda optymalizacja i wdrożenie systemu przyspieszającego pracę, skutkuje oszczędnościami czasu i pieniędzy. W tym przypadku mówimy dodatkowo o ograniczeniu kosztów związanych z kupowaniem papieru, serwisowaniem drukarek, przestrzenią niezbędna do archiwizowania dokumentów oraz czasem pracy osób, które zajmują się gromadzeniem dokumentów. Dodatkowo dochodzi czas pracowników, którzy poświęcili zdecydowanie za dużo uwagi na wyszukiwanie dokumentów w metalowych szafach i źle opisanych segregatorach. Z tego punktu widzenia, zainwestowanie w elektroniczne zarządzanie dokumentami i całą produkcją to bardzo rozsądna biznesowo decyzja.
System pozwala na automatyzację i optymalizację procesów na wielu polach. Działania w ramach wymienionych modułów wykonywane są z poziomu panel meldunkowego, który daje szybki dostęp do danych i pozwala na intuicyjną obsługę wszystkich procesów. Wprowadzanie zmian, zlecanie zadań, zmiany harmonogramu, zatwierdzanie zamówień, przyjmowanie i wydawanie towaru czy podgląd kluczowych parametrów – wszystko to ma miejsce bez uciążliwego ręcznego liczenia, notowania, wprowadzania danych, drukowania itp. System posiada pełną historię procesów, czynności, zadań, automatyczne dokumenty magazynowe i szablony, dzięki czemu praca jest jeszcze bardziej efektywna.
Porozmawiaj z doradcą Optimakers jakie obszary usprawnień interesują Cię najbardziej i pozwól się zaskoczyć możliwościom tego systemu!
Ze względu na strukturę organizacyjną, osoba zajmująca się Zamówieniami nadzorowała również proces realizacji poszczególnych zleceń – tak aby informować klientów o postępach pracy.
Jeżeli uważasz, że w Twojej produkcji przyda się usprawnienie funkcjonowania, wypróbuj nasze bezpłatne 14-dniowe demo i sprawdź jaką wartość możemy Ci zaoferować. Chętnie pomożemy!