Nieumiejętne zarządzanie zapasami w przemyśle może być powodem zamrożenia sporej ilości kapitału, co zaś ma fatalny wpływ na kondycję finansową firmy. Kluczem do optymalizacji zapasów jest odpowiednia wiedza. I właśnie ją przedstawimy Ci w poniższym artykule! Dowiedz się, jak rozsądnie zarządzać zapasami, by zmniejszyć koszty magazynowania i podnieść jakość obsługi klientów.
Spis treści:
- Zapasy– definicja
- Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie
- Kto zarządza zapasami?
- Gospodarka zapasami – definicja
- Zarządzanie zapasami – definicja
- Na czym polega zarządzanie zapasami?
- Koszty utrzymania zapasów
- Jakie są strategie zarządzania zapasami?
- Jakie są metody zarządzania zapasami?
- Oprogramowanie do zarządzania zapasami – nowoczesna optymalizacja zapasów
Zapasy – definicja
Wartościowa lub ilościowa suma zasobów, która ma precyzyjną lokalizację. Dobra te mają zapewnić ciągłość procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych.
Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie
Wyróżniamy trzy rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie:
- zapas cykliczny,
- zapas średni,
- zapas zabezpieczający.
- Zapas cykliczny
Zapas cykliczny
Zapas cykliczny (cycle stock) to bieżący zapas, który jest regularnie wykorzystywany przez przedsiębiorstwo. Nazywany jest także obrotowym lub rotującym. Jeśli dostawy zapasy są podobnej wielkości, to wielkość średniego zapasu cyklicznego stanowi połowa dostawy. A jeśli dostawy są różnej wielkości, to jest on określany przez połowę średniej wielkości dostaw.
Zasada: Im mniejszy zapas cykliczny średni, ty mniejsze zapasy na magazynie, a więc niższe koszty utrzymania zapasów.
Zapas średni
Zapas średni to przeciętna ilość przechowywanego zapasu w magazynie. Termin ten używany jest zarówno w księgowości, jak i logistyce, jednak różni się wzorem do obliczeń.
Logistyczny model zakłada, że średni zapas rzeczywisty jest równy sumie zapasu dysponowanego w poszczególnych jednostkach podzielonej przez ilość analizowanych jednostek.
Zasada: Jeśli ilość dysponowanych zapasów jest wysoka, to średni zapas rzeczywisty także będzie wyższy.
Zapas zabezpieczający
Zapas zabezpieczający jest gromadzony na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Nazywany jest także zapasem rezerwowym lub zapasem bezpieczeństwa. Jego zadaniem jest zapewnienie ciągłości produkcji.
Wielkość zapasu zabezpieczającego obliczana jest poprzez pomnożenie współczynnika bezpieczeństwa (współczynnik obsługi klienta) i odchylenia standardowego popytu w cyklu realizacji zamówień.
Zasada: Im wyższy zakładany poziom obsługi klienta, tym wyższy powinien być zapas zabezpieczający.
Kto zarządza zapasami?
Utrzymywanie zapasów w odpowiedniej ilości, a także ich gospodarka to zadanie logistyka.
Gospodarka zapasami – definicja
Gospodarka zapasami to proces, którego celem jest optymalizacja ilości rezerw magazynowych w celu uniknięcia nadwyżek i jednoczesnym utrzymaniu ciągłości produkcji.
Zarządzanie zapasami – definicja
Zarządzanie zapasami magazynowymi to planowanie przepływu towarów w danym przedsiębiorstwie. Proces ten ma formę stałego zamawiania, magazynowania, produkcji i sprzedaży zapasów.
Zarządzanie zapasami (zazwyczaj) odbywa się na dwóch poziomach:
poziom zbiorczy – analizuje zbiorczą ilość zapasów w całym przedsiębiorstwie,
poziom danej lokalizacji – analizuje ilość zapasów w danej lokalizacji.
Na czym polega zarządzanie zapasami?
Czynności należące do zarządzania zapasami obejmują:
- zarządzanie procesami zakupów,
- zarządzanie łańcuchem dostaw,
- zarządzanie zapasami magazynowymi,
- planowanie produkcji,
- pilnowanie poziomu zapasów na magazynie,
- kontrola jakości zapasów,
- identyfikacja i eliminacja marnotrawstw.
Koszty utrzymania zapasów
W celu umiejętnej optymalizacji zapasów niezbędne jest poznanie ich kosztów. Koszty związane z zarządzaniem zapasami dzielimy na:
- koszty zamówień – powstają w wyniku składania zamówień. Obejmują: złożenie i odbiór zamówienia, korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
- koszty wyczerpania zapasów – powstają w wyniku utraty klientów z powodu niezrealizowanych zamówień,
- koszty utrzymania zapasów – wszelkie koszty niezbędne do utrzymania zapasów w tym m.in.:
- koszty magazynowania,
- koszty kapitałowe,
- koszty ubezpieczenia,
- koszty zużycia zapasów.
Jakie są strategie zarządzania zapasami?
Przedsiębiorstwa mogą przyjąć różne strategie zarządzania poziomem zapasów. Metodyka w tej kwestii jest niemal nieograniczona, jednak wszystkie działania można zaklasyfikować do trzech głównych strategii zarządzania zapasami:
- strategia ofensywna – oparta na produkcji w toku i udziału zapasów w majątku obrotowym i aktywach,
- strategia defensywna – zapasy oparte na materiałach i wyrobach gotowych oraz działu zapasów w majątku obrotowym i aktywach,
- strategia umiarkowana – pośrednia.
Jakie są metody zarządzania zapasami?
Istnieje wiele metod zarządzania zapasami. Różne przedsiębiorstwa stosują różne systemy zarządzania zapasami, jednak na szczególną uwagę zasługują:
metoda ABC – podział zapasów na trzy grupy z rozróżnieniem wartości zapasów: od najdroższych do najtańszych. Analiza ABC zakłada, że ilościowo zapasy surowców najtańszych wynoszą aż 60% całości, jednak ich udział w wartości jest niski.
analiza XYZ – podział zapasów na trzy grupy z rozróżnieniem regularności zapotrzebowania na: X – duża regularność zapotrzebowania, Y – zapasy sezonowe, Z – zapasy o dużej nieregularności i niewielkiej dokładności prognozowania. Metoda XYZ świetnie dopełnia analizę ABC.
metoda Just in Time – jedna z metod zarządzania zapasami oparta na Lean Management. Eliminuje większe zapasy magazynowe z przedsiębiorstwa i zakłada zamawianie materiałów wyłącznie na danego realizację zlecenia. Materiały są zamawiane wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne, co eliminuje lwią część kosztów związanych z koniecznością magazynowania.
model EOQ (economic order quantity) – model, którym posługuje się najwięcej przedsiębiorstw. Zakłada, że im wyższa wielkość zamówienia, tym niższe koszty wytworzenia i wyższy koszty magazynowania. Zakłada znaną i niezmienną wielkość popytu, co może być sporym problemem dla każdej działalności gospodarczej w czasach niepewnego rynku.
system MRP (materials requirements planning) – informatyczny system planowania potrzeb materiałowych, który pozwala na zapewnienie optymalnej ilości zapasów.
system DRP (distribution requirements planning) – informatyczny system planowania dystrybucji, który pozawala monitorować zmiany na rynku w czasie rzeczywistym i dopasowywać je do systemu ERP i systemu MRP.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami – nowoczesna optymalizacja zapasów
Zarządzanie zapasami w logistyce nie jest zadaniem prostym. Nieustanne kontrolowanie ilości rezerw magazynowych, wyrobów gotowych, ciągłości produkcji i optymalizacja łańcucha dostaw wymaga połączenia ze sobą wielu elementów.
W przypadku klasycznych metod zarządzanie zapasami jest bardzo żmudnym i pracochłonnym zajęciem, jednak z pomocą odpowiedniego oprogramowania staje się procesem wysoce zautomatyzowanym.
Systemy takie jak MRP czy ERP są nieodłącznym elementem prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Z ich pomocą możesz łatwo sprawdzić czas realizacji zamówień, wielkość zamówień, średnią długość czasu dostawy czy aktualny stan produkcji.
Nowoczesne oprogramowania pomagają w każdym aspekcie działania przedsiębiorstwa. Dzięki temu, że procesy podlegają automatyzacji możliwe jest niemal idealne rozplanowanie produkcji. Taki cel jest nie do osiągnięcia przy tradycyjnych metodach.
Systemy informatyczne sprawią, że zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie staje się prostsze i bardziej efektywne. W pierwszej kolejności przedsiębiorstwa odczuwają tę zmianę na znaczącej poprawie efektywności pracowników, którzy nagle zyskują wiele czasu, a w kolejnych etapach poprawia się także jakość prowadzonych usług.
Poziom obsługi klienta w zarządzaniu zapasami jest szalenie ważną kwestią, lecz przy obecnych wahaniach rynkowych możesz ją zapewnić wyłącznie z odpowiednim oprogramowaniem.