Wiele przedsiębiorstw produkcyjnych obawia się, że nowe system do zarządzania produkcją i magazynem oznacza dodatkową pracę, stres i konieczność niekończących się szkoleń. Tymczasem istnieją rozwiązania, które realnie ułatwiają życie pracownikom, pozwalają odzyskać czas i zaprowadzają porządek w całym procesie – od momentu składania oferty aż po wysyłkę towaru. Dziś przedstawiamy historię jednego z naszych Klientów, który miał sporo wątpliwości, czy wdrożyć nasze systemy, a mimo to finalnie zdecydował się na wdrożenie.
Punkt wyjścia: chaos i brak zaufania do zmian
Firma naszego Klienta rozwija się bardzo szybko, a to w większości przypadków wiążę się z wieloma wyzwaniami. Rosnąca liczba zamówień i coraz większa presja na terminy realizacji, to tylko kilka pozycji z długiej listy. Jednocześnie nie mogli podnieść cen swoich wyrobów, bo rynek był już mocno nasycony. Aby utrzymać marżę, firma potrzebowała cięć kosztów w obszarach takich jak magazynowanie i planowanie produkcji.
Największe obawy ludzi na produkcji i w magazynie:
- „Będzie więcej pracy” – magazynierzy mieli wrażenie, że wraz z nową technologią dojdzie mnóstwo klikania i wpisywania danych.
- „Ta zmiana nic mi nie daje” – pracownicy obawiali się, że systemy nie wpłyną pozytywnie na ich komfort czy tempo pracy.
- „Trzeba się będzie uczyć nowych rzeczy i porzucać stare, dobrze znane narzędzia” – wielu pracowników ceniło dotychczasowy program magazynowy oraz własne schematy działania, choć były one nieefektywne.
- „Będą mnie bardziej kontrolować” – niektórzy pracownicy bali się, że zniknie możliwość choćby krótkiej przerwy czy elastycznego podejścia do wykonywania zadań.
Jednym słowem: zespół czuł, że innowacja może zachwiać znanym porządkiem i narazić ich na dodatkowy stres.
Diagnoza problemów: „niejasne zadania” i „ciągłe poprawki”
Niedopowiedzenia – często zdarzało się, że ktoś źle wykonał część zlecenia, tłumacząc się „tak mi powiedzieli” lub „nie wiedziałem, że to tak trzeba”. W efekcie kierownicy spędzali mnóstwo czasu na wyjaśnieniach zamiast na organizacji pracy.
Ciągłe zmiany w planach – odwołane zamówienia, błyskawiczne i niespodziewane „wrzutki” od Klientów, nagłe decyzje o nadgodzinach. Zespół nie miał spójnego miejsca, w którym widziałby aktualny plan i ewentualne modyfikacje w czasie rzeczywistym.
Trudności w wycenach – dział handlowy musiał sprawdzać koszty trzy razy, by uniknąć pomyłek. Zdarzało się, że przygotowanie jednej oferty trwało nawet kilka godzin – w wyniku ciągłych korekt i ręcznego liczenia.
Brak rejestrowania faktycznego czasu pracy – pracownicy deklarowali czas potrzebny do wykonania danej czynności, ale zapisy bywały mało wiarygodne. Firma nie wiedziała, ile faktycznie kosztuje ją wyprodukowanie konkretnego wyrobu.
Rozwiązanie: systemy od Optimakers jako „przyjazny łącznik”
Aby zapanować nad tym chaosem, firma zdecydowała się przetestować system do zarządzania produkcją i magazynem od Optimakers. Od ponad 15 lat optymalizujemy procesy produkcyjne i magazynowe, dzięki czemu, szybko zdiagnozowaliśmy problemy i zaproponowaliśmy konkretne rozwiązania. Chociaż na początku pojawił się opór ze strony pracowników, ostatecznie wdrożenie poszło sprawniej, niż się spodziewano.
Jeśli Ty też chcesz przetestować nasze systemy, przygotujemy dla Ciebie spersonalizowaną wersję demo i udostępnimy Ci ją na 14 dni w 100% za darmo, bez zobowiązań i podawania karty kredytowej. Wystarczy, że klikniesz tutaj => demo systemów Optimakers
Jesteś ciekaw jak nasi eksperci poradzili sobie z obawami pracowników?
„Będzie więcej pracy” → Praca będzie po prostu łatwiejsza.
Teraz pracownicy nie muszą biegać po magazynie, tłumacząc każdy wpis w zeszycie czy w starym programie. Dzięki czytnikom kodów i intuicyjnym panelom zleceń znacząco spada liczba telefonów w stylu „ej, gdzie to leży?” albo „gdzie wpisać tę pozycję?”.
„Ta zmiana nic mi nie daje” → Porządek i spokój.
Jeśli przez większość dnia nerwowo szukasz dokumentów i nadrabiasz braki w komunikacji, to w nowym systemie masz jedno źródło prawdy, aktualizowane w czasie rzeczywistym.
„Muszę się uczyć nowych rzeczy” → Zdobywasz certyfikat umiejętności.
Po wdrożeniu i krótkim szkoleniu każdy pracownik może zapoznać się z „Optikursem”, następnie przystąpić do egzaminu i otrzymać certyfikat potwierdzający znajomość systemu. Dla wielu osób stało się to miłym wyróżnieniem i dodatkową motywacją.
„Będą mnie kontrolować” → Realny podgląd postępów.
W systemie widać, kiedy zadanie trwa, kiedy się kończy, a kiedy występuje przestój. Pracownik nie musi się obawiać przyłapywania na drobnych opóźnieniach. System ma na celu ograniczenie „gubienia czasu” i informacji, a nie nadmierną inwigilację.
Największe korzyści z wdrożenia systemów Optimakers
1. Ujednolicenie informacji o zamówieniach
Dzięki spójnej bazie danych dział sprzedaży i produkcja używają tych samych informacji. Wszelkie zmiany (np. ilość, termin realizacji) są od razu widoczne w planie produkcji. Koniec z telefonicznym przekazywaniem kluczowych ustaleń.
2. Redukcja czasu wprowadzania ofert
Już w pierwszych tygodniach od wdrożenia firma zarejestrowała znaczący spadek czasu, który był potrzebny na przygotowanie ofert. Wcześniej przygotowanie oferty trwało nawet 4 godziny, a obecnie wystarczy kilkanaście minut, aby oferta była gotowa do wysłania, ponieważ system automatycznie podpina dane o produktach i usługach.
3. Jasno przypisane zadania w produkcji
Zamiast kartek lub ustnych poleceń, pracownik widzi na panelu (np. w telefonie lub przy maszynie), co należy zrobić i w jakiej kolejności. Każda modyfikacja planu jest zaznaczona na czerwono, co minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnej zmiany.
4. Wsparcie w zarządzaniu absencjami
System umożliwia szybkie przeplanowanie zadań, jeśli ktoś wypadnie z pracy. Kierownictwo może sprawdzić, czy potrzebne są nadgodziny albo, czy należy przesunąć termin wysyłki towaru do Klienta. Wdrożenie systemów od Optimakers zdecydowanie zmniejszyło liczbę nagłych decyzji „na gorąco”, które nie zawsze były trafione.
5. Wsparcie w ograniczaniu marnotrawstwa
Dzięki lepszej organizacji prac firma naszego Klienta zmniejszyła straty materiałowe o 17,4% już w pierwszych miesiącach od wdrożenia systemów. Zniknęły błędy wynikające z braku rzetelnego potwierdzenia, kto, kiedy i czym się zajmował.
Chcesz poznać więcej szczegółów, jak wygląda proces wdrożenia systemów od Optimakers? Przeczytaj artykuł: jak skutecznie wdrożyć system do produkcji
Historia z przymrużeniem oka: „A jednak się da!”
W trakcie wdrożenia jeden z magazynierów – był najbardziej sceptyczny. Mówił: „Przecież ja tu 10 lat pracuję, ja wiem swoje”. Początkowo odmówił posługiwania się czytnikiem kodów i wolał zostać przy swoim notatniku.
Po kilku dniach zdarzyła się typowa sytuacja: pojawiła się pilna zmiana w zamówieniu, należało w trybie natychmiastowym przeorganizować magazyn.
Mimo wcześniejszego oporu bohater naszej historii zdecydował się zerknąć do panelu, który w przejrzysty sposób podpowiedział mu kolejność działań. Efekt? Udało się uporać z zadaniem bez żadnej krzątaniny, w stylu: „Ktoś mi mówił coś o przewiezieniu palety, ale nie wiem, ile i gdzie…”.
Od tamtej chwili stał się jednym z najgorętszych zwolenników naszych systemów – ponieważ zobaczył realną korzyść.
Chcesz poznać system do zarządzania produkcją i magazynem od Optimakers i zobaczyć, czy to dobra opcja dla Ciebie?
Wdrażanie nowych rozwiązań w firmie produkcyjnej i magazynie może brzmieć przerażająco, ale – jak pokazuje powyższy przykład – to naprawdę może się udać. Kluczowa jest transparentność, otwarta komunikacja z ludźmi oraz systemy, które ułatwiają, automatyzują i optymalizują wszystkie procesy, a nie utrudniają pracę.
Opór przed nowym systemem często wynika z braku wiedzy, lęku przed utratą kontroli czy przyzwyczajeń do starych metod pracy. Jednak solidne oprogramowanie, dobre szkolenia i rzeczywiste korzyści dla pracowników potrafią szybko zmienić sceptycyzm w entuzjazm. A w efekcie – przekładać się na znaczący wzrost efektywności i porządku w całym przedsiębiorstwie.
Dlaczego warto wdrożyć system do zarządzania produkcją i magazynem od Optimakers?
W przeciwieństwie do wielu jednowymiarowych programów Optimakers oferuje cały ekosystem modułów (APS, MES, WMS, CMMS i CRM) zaprojektowanych specjalnie pod wymagania firm produkcyjnych i magazynów. Nasze systemy są:
- Skalowalne — startujesz z dowolnym modułem, a w razie potrzeby rozbudowujesz o kolejne moduły.
- Elastyczne — dopasowane do specyfiki Twojej branży, czy wytwarzasz śruby, meble czy elektronikę.
- Zintegrowane — koniec z przerzucaniem danych między kilkoma programami.
- Przyjazne dla użytkownika — intuicyjny interfejs i kompleksowe szkolenia zmniejszają opór przed zmianą.
Twoja kolej – skorzystaj z bezpłatnej konsultacji
Masz dość ciągłych przestojów, niepewności co do stanów magazynowych i błędów wynikających z ręcznego planowania w Excelu?
Czas to zmienić!
Zarezerwuj bezpłatną konsultację z naszymi branżowymi ekspertami z Optimakers i przekonaj się, jak możesz usprawnić procesy produkcyjne i magazynowe, nie ryzykując nietrafionych inwestycji.
W trakcie krótkiej, niezobowiązującej rozmowy:
- Zdiagnozujemy Twoje kluczowe bolączki — od planowania aż po jakość i dokumentację,
- Zaprezentujemy konkretne rozwiązania — zobaczysz, w jaki sposób automatyzacja w systemach APS, MES, WMS, CMMS i CRM przekłada się na realne oszczędności,
- Przygotujemy spersonalizowane demo — dopasowane do rzeczywistych potrzeb Twojej produkcji i magazynu.
Co zyskasz w praktyce?
- Zautomatyzowane planowanie – ograniczysz błędy i przestoje,
- Centralny wgląd w magazyn i produkcję – wszystkie dane w jednym miejscu,
- Pełne wsparcie naszych ekspertów – od etapu analizy aż po opiekę posprzedażową.
Od 15 lat pomagamy firmom produkcyjnym i magazynom eliminować straty i optymalizować procesy.
Już 100+ Klientów zaufało naszym rozwiązaniom – dołącz do nich i sprawdź, jak możesz zyskać pełną kontrolę nad swoją produkcją!
Testuj dowolny system od Optimakers
14 dni zupełnie bezpłatnie i bez zobowiązań.