Optymalizacja czasu pracy należy do podstawowych zadań każdego kierownika produkcji. Jest to jeden z trudniejszych obowiązków, gdyż zakłada odrzucenie statusu quo i poszukiwanie rozwiązań, które przyczynią się do optymalizacji kosztów pracy. Zarządzanie czasem pracowników wymaga znajomości narzędzi i metodyk, które od lat wprowadzane są w światowych gigantów. W tym artykule przedstawimy Ci 5 niezawodnych technik i systemów do optymalizacji czasu pracy, które są wykorzystywane w największych korporacjach.
Spis treści:
- Metoda 5s – organizacja miejsca pracy
- Metoda Kaizen – małe zmiany pracy w firmie prowadzą do wielkich korzyści
- Urządzenia zgodne z Poka Yoke i Just in Time
- Inteligentne systemy informatyczne do rejestracji czasu pracy i zadań
- System nagród – przysłowiowy cukierek motywuje nie tylko dziecko
- Skrócenie czasu pracy – podsumowanie technik i metod
Metoda 5s – organizacja miejsca pracy
Kluczowym czynnikiem, który wpływa na szybkość wykonywania działań przez pracowników, jest odpowiednia organizacja miejsca pracy. Jeśli narzędzia są porozrzucane po różnych stanowiskach, to pracownicy będą tracić czas na wykonanie swoich obowiązków. Co więcej, nawet jeśli narzędzia pracy są na odpowiednim stanowisku, lecz oprócz nich na miejscu znajduje się wiele innych zbędnych przedmiotów, to właściwa organizacja czasu pracy jest niemożliwa.
W takich przypadkach do optymalizacji czasu pracy pomocna będzie metoda 5s. Polega ona na organizacji stanowiska miejsca pracy w taki sposób, by zapewniało ono maksymalną efektywność. Ta metodyka często wykorzystywana jest w systemach zwinnego zarządzania produkcją. Zgodnie z lean management, uporządkowane stanowisko jest kluczowe w celu optymalizacji kosztów pracy w firmie. Bałagan zawsze wiąże się z marnotrawstwami, które nie wpływają pozytywnie na kondycję finansową firmy.
Jak wdrożyć rozwiązanie 5s?
Wdrożenie tej metodyki najprościej można rozpocząć od metody czerwonych kartek. Czerwoną kartką obkleja się przedmioty, które nie są niezbędne do wykonania pracy. Na karteczce oznacza się także termin ostatecznej decyzji, czy oznaczone przedmioty na pewno są zbędne dla działu.
Po upłynięciu czasu, wszystkie przedmioty z czerwonymi kartkami, które zostaną ostatecznie zakwalifikowane jako nieprzydatne, należy usunąć je całkowicie z miejsca pracy.
Jakie korzyści przynosi to metodyka 5s?
Dzięki metodzie 5s można pozbyć się przedmiotów, które są zbędnie przetrzymywane na stanowisku. Brak rozpraszaczy pozwala znacząco zwiększyć efektywność działania pracowników, co w efekcie przekłada się także na skrócenie czasu pracy i większą efektywność.
Metoda Kaizen – małe zmiany pracy w firmie prowadzą do wielkich korzyści
Bardzo często kierownicy, których celem jest optymalizacja kosztów pracy poprzez skrócenie jej czasu, popełniają błąd związany z wdrażaniem wielu zmian naraz. Tak metoda nigdy nie jest dobra – czy to w pracy, czy to w życiu prywatnym.
W metodzie Kaizen kluczem do odpowiedniego zarządzania czasem pracy jest eliminacja małych błędów na produkcji. Odpowiedni przepływ materiałów i informacji znacząco skraca czas pracy pracowników, a także wpływa na optymalizację kosztów.
Jak wdrażać metodę Kaizen?
W celu zidentyfikowania błędów konieczna jest dokładna obserwacja wszelkich procesów na produkcji. Przez co najmniej kilka dni kierownik bądź osoby wyznaczone do zadania powinny bacznie obserwować pracę każdego pracownika po kolei, a następnie zapisywać swoje uwagi dot. zauważonych marnotrawstw.
Po identyfikacji marnotrawstw niezbędne jest ich naprawienie, jednak – tak jak zostało wspomniane na wstępie – wszelkie zmiany wprowadzane powinny być małymi kroczkami. Dzięki metodzie małych kroków, masz większa kontrolę nad tym, jaki efekt przynoszą wprowadzone zmiany.
Podstawową zasadą metody Kaizen jest nie tylko wprowadzanie zmian małymi kroczkami, lecz także korygowanie wszelkich pomyłek na bieżąco. Ulepszanie powinno być procesem nieustannych, w którym będą brali aktywny proces wszyscy pracownicy.
Jak Kaizen pomaga skrócić czas pracy?
Eliminacja błędów na bieżąco pozwala na znaczne usprawnienie przepływu towarów i informacji, co zaś przyczynia się do znacznego skrócenia czasu pracy i optymalizacji kosztów związanych z utrzymaniem pracowników.
Urządzenia zgodne z Poka Yoke i Just in Time
Popełnianie błędów jest rzeczą ludzką, jednak ten czynnik humanistyczny ma niekoniecznie pozytywny wpływ na procesy produkcyjne. Wielokrotne pomyłki mogą być przyczyną wielkich strat finansowych. W zwinnym zarządzaniu w celu zminimalizowania wszelkich pomyłek na produkcji wykorzystuje się niezliczoną ilość metod, jednak do najpopularniejszych należą Poka Yoke i Just in Time.
Jak obie metodyki pomagają w skróceniu czasu pracy?
Metoda Poka Yoke polega na tworzeniu maszyn w takich sposób, żeby popełnienie błędów było niemożliwe. Są to np. urządzenia kontrolne, np. czujnik podawania elementów, lub urządzenia ostrzegawcze, które informują o nieprawidłowościach w elementach na linii produkcyjnej. Dzięki nieomylnym – bądź raczej prawie nieomylnym – maszynom, wszelkie pomyłki są zmniejszone do minimum, co sprzyja optymalizacji czasu pracy.
Do skrócenia czasu pracy może przydać się także metodyka JiT, dzięki której materiały są dostarczane dokładnie w takiej ilości, jaka jest niezbędna do wytworzenia towaru. Brak nadprogramowych elementów pozwala na lepsze wykorzystanie kapitału ludzkiego.
Inteligentne systemy informatyczne do rejestracji czasu pracy i zadań
Zarządzanie czasem pracy może także znacząco ułatwić użycie odpowiednich systemów informatycznych. Na rynku pojawiają się coraz nowsze systemy, które pozwalają na sprawną obsługę magazynu.
Aplikacje magazynowe posiadają szereg funkcji, np. rejestracja czasu pracy, rejestracja wykonywanych działań czy automatyczne raporty. Dzięki tak dokładnej analizie każdego pracownika, kierownik produkcji może realnie ocenić jego efektywność i jakość pracy. Jest to niezwykle przydatne dla zarządzania wielkopowierzchniowymi magazynami, lecz także w przypadku produkcji dla e-commerce.
Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają także na automatyczne połączenie z programami księgowymi, co zmniejsza konieczność prowadzenia pracy papierkowej.
System nagród – przysłowiowy cukierek motywuje nie tylko dziecko
Odpowiednia motywacja pracowników jest kluczem do optymalizacji procesów i skrócenia czasu pracy. Wielokrotnie specjaliści ekonomii behawioralnej udowodnili, że brak celowości w pracy jest najgorszym motywatorem. Pracownicy, którzy nie widzą efektów swojej pracy, tracą całkowicie motywacje.
Choć wiadomo, że nie zawsze na produkcji jest możliwe, by jeden pracownik składał produkt od A do Z, jednak motywacja może przybierać przeróżne formy. Przykładowo, dobrym pomysłem na zwiększenie efektywności pracy, są premie za wykonane ponadprogramowe produkty. Jeśli pracownik wykonuje więcej w krótszym czasie od innych, to za swoją pracę powinien zostać odpowiednio wynagradzany. Jeśli zaś przez dłuższy okres nie będzie widział celowości swoich działań, to zaniecha praktyk robienia “ponad to, co robią inni”, gdyż z punktu ekonomicznego będzie to dla niego nieopłacalne.
Skrócenie czasu pracy – podsumowanie technik i metod
Jak widzisz, do skrócenia czasu pracy można wykorzystać wiele technik, które pozwalają na wprowadzaniu usprawnień na przeróżnych polach. Te 5 niezawodnych technik w produkcji dużo Ci pomogą! Podstawowym czynnikiem, który warunkuje efektywność zadań, jest przyjazne i uporządkowane miejsce pracy. Jeśli pracownik, nie musi tracić czasu na poszukiwanie części, to jego czas pracy znacząco się skraca. Podobnie sprawa wygląda, w przypadku, gdy następują zakłócenia w przepływie materiałów i informacji na produkcji – w takiej sytuacji maksymalna efektywność nie jest możliwa.
Żaden pracodawca i kierownik nie powinien jednak zapominać o odpowiednim systemie motywacji swoich pracowników. Jeśli pracownik czuje, że jego nadprogramowy wysiłek przyniesie mu korzyści, to będzie starał się wykonywać jak najwięcej, w jak najkrótszym czasie. Jeśli jednak zauważy, że jego działania nie są zauważane, to jego efektywność znacząco spadnie.
Jeżeli uważasz, że w Twojej produkcji przyda się usprawnienie funkcjonowania, wypróbuj nasze bezpłatne 14-dniowe demo i sprawdź jaką wartość możemy Ci zaoferować. Chętnie pomożemy!