Zlecenia pakowania

• Konfiguracja zlecenia pakowania
  • Magazyn wydań spedycyjnych
  • Skutek zeskanowania etykiety
  • Maksymalny czas zablokowania zlecenia do realizacji
  • Dostawy zarezerwowane dla innych zamówień
  • Pilnuj poprawności wybierania dostaw według metody rozchodowania
• Uprawnienia
• Wejście do funkcjonalności i ekran listy ZPAK
• Akcje dostępne na liście Zlecenia Pakowania
  • Dodanie nowego Zlecenia Pakowania
    • Nagłówek formularza
    • Osoby przypisane do realizacji
    • Produkty
    • Dodaj dostawę z magazynu
    • Pliki
  • Usunięcie Zlecenia pakowania
  • Edycja Zlecenia pakowania
  • Połącz w jeden ZPAK
  • Eksport Zlecenia pakowania
  • Zaznaczenie: Strona/Wszystko
  • Ikona koła zębatego
• Status Zlecenia pakowania

Funkcjonalność Zlecenia pakowania (ZPAK) stanowi kluczowy element procesu przygotowania towaru do wysyłki na podstawie zamówień klientów. ZPAK pełni rolę operacyjnej listy pracy dla magazynu oraz działu spedycji, wskazując produkty przeznaczone do spakowania, odbiorcę, powiązane pozycje zamówień oraz dostawy magazynowe, z których należy pobrać towar.

Rozwiązanie integruje informacje pochodzące z obszaru sprzedaży, zamówień, stanów magazynowych, partii, lokalizacji, dokumentów magazynowych oraz pracy operatorów mobilnych. Dzięki temu proces pakowania przebiega w sposób uporządkowany, a użytkownicy nie muszą samodzielnie analizować pełnej treści zamówienia, ponieważ system prezentuje gotowe zlecenie z listą produktów, ilościami oraz możliwością wskazania faktycznie wykorzystanych dostaw.

ZPAK wspiera proces wysyłkowy poprzez:

• przygotowanie towaru na podstawie zamówień klienta,
• kontrolę ilości do spakowania, spakowanych i pozostałych,
• wybór konkretnych dostaw, lokalizacji, partii i dat ważności,bezpośrednio powiązanych z zamówieniami
• tworzenie lub aktualizację dokumentów magazynowych zgodnie z faktycznie spakowanymi dostawami,
• obsługę procesu w aplikacji webowej, panelowej i mobilnej,
• zarządzanie częściowymi realizacjami, zleceniami różnicowymi oraz łączeniem nowych ZPAK.

Konfiguracja zlecenia pakowania

Konfiguracja ZPAK jest kluczowym elementem, który decyduje o tym, jak zlecenia pakowania zachowują się w systemie oraz jakie mechanizmy są dostępne dla operatorów magazynu i działu spedycji. To zestaw ustawień, które wpływają zarówno na wybór dostaw, sposób rozchodowania towaru, jak i na bezpieczeństwo pracy oraz zgodność procesu z procedurami obowiązującymi u klienta. Odpowiednia konfiguracja zapewnia, że ZPAK działa zgodnie z oczekiwaniami, a operatorzy widzą właściwe dane i mogą realizować wysyłki bez przeszkód.

Magazyn wydań spedycyjnych

Jednym z najważniejszych ustawień jest magazyn wydań spedycyjnych, czyli magazyn spedycyjny. To właśnie z niego wybierane są dostawy podczas pakowania. Jeśli magazyn zostanie ustawiony niepoprawnie, operator może nie widzieć właściwych dostaw, co uniemożliwi realizację zlecenia lub spowoduje pobranie towaru z niewłaściwego miejsca. Dlatego poprawne wskazanie magazynu spedycyjnego jest fundamentem działania ZPAK.

Magazyn wydań spedycyjnych można ustawić przechodząc do MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU. W wyświetlonym widoku należy odszukać sekcję „Konfiguracja magazynów produkcyjnych”, w której znajduje się parametr „Magazyn wydań spedycyjnych”. Po jego rozwinięciu można wybrać właściwy magazyn spedycyjny z listy dostępnych magazynów. Wybrany magazyn zostanie zapisany jako domyślne źródło dostaw dla wszystkich zleceń pakowania, co zapewni operatorom dostęp do odpowiednich zasobów i pozwoli na prawidłową realizację wysyłek.

Skutek zeskanowania etykiety

Następnym dostępnym ustawieniem jest skutek zeskanowania etykiety, czyli mechanizm określający, jak system interpretuje zeskanowanie etykiety dostawy w aplikacji mobilnej. To ustawienie decyduje o tym, jaka ilość zostanie pobrana z dostawy po zeskanowaniu kodu – może to być cała dostawa, jedna jednostka logistyczna albo ilość wynikająca z mechanizmu OptiGS1. W praktyce oznacza to, że konfiguracja wpływa bezpośrednio na szybkość i precyzję pracy operatorów. Ustawienie to można znaleźć, przechodząc do MENU >> USTAWIENIA >> PANEL MELDUNKOWY >> KONFIGURACJA PANELU MELDUNKOWEGO, w sekcji Zlecenia pakowania.

Maksymalny czas zablokowania zlecenia do realizacji

Maksymalny czas zablokowania zlecenia do realizacji jest jednym z kluczowych mechanizmów bezpieczeństwa w procesie pakowania. Określa, jak długo zlecenie pakowania pozostaje zarezerwowane dla jednego operatora w aplikacji mobilnej. Blokada ta zapobiega sytuacji, w której dwie osoby jednocześnie realizują ten sam dokument, co mogłoby prowadzić do błędów ilościowych, niepoprawnego pobrania dostaw czy niespójności w dokumentacji.

Jednocześnie parametr czasu blokady pełni dodatkową, bardzo praktyczną funkcję. Chroni proces przed sytuacją, w której pracownik pobierze ZPAK, rozpocznie jego realizację, a następnie (z różnych powodów) nie zwolni go poprawnie. Może to być rozładowanie kolektora, nagłe oddelegowanie do innych zadań, przerwa lub nawet zakończenie zmiany bez zdania dokumentu. Gdyby blokada nie miała limitu czasowego, takie zlecenie mogłoby pozostać zablokowane na wiele godzin, uniemożliwiając innym operatorom kontynuację pracy.

Dlatego konfiguracja „Maksymalny czas zablokowania zlecenia do realizacji” określa czas (w minutach), po którym blokada automatycznie wygasa. Jeśli operator nie zapisze zmian ani nie zwolni zlecenia przyciskiem „Wróć”, dokument zostanie odblokowany po upływie ustawionego czasu i będzie dostępny dla innych pracowników. Przykładowo, ustawienie parametru na 10 minut sprawi, że po tym czasie ZPAK automatycznie wróci do puli dostępnych zleceń.

Warto też pamiętać, że czas blokady można odświeżyć. Jeśli operator pracuje nad zleceniem i zbliża się moment wygaśnięcia blokady, wystarczy wykonać zapis – system ponownie naliczy pełny czas blokady od nowa. Dzięki temu operator może kontynuować pracę bez ryzyka, że dokument zostanie mu odebrany w trakcie realizacji.

Ustawienie to znajduje się w MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU, w sekcji Zlecenia pakowania.

Dostawy zarezerwowane dla innych zamówień

Ustawienie „Dostawy zarezerwowane dla innych zamówień” kontroluje, czy operator może pobierać dostawy zarezerwowane pod jedno zamówienie podczas realizacji innego zlecenia pakowania.

Domyślnie system blokuje taką możliwość, aby chronić proces przed pomyłkami. Jeżeli dostawa została zarezerwowana pod zamówienie A, pracownik realizujący ZPAK dla zamówienia B nie powinien móc jej pobrać. Mechanizm ten działa analogicznie jak w produkcji: rezerwacja przypisana do konkretnego dokumentu ma być wykorzystana tylko w jego ramach. Dzięki temu:

• operator nie pobierze niewłaściwej dostawy,
• nie dojdzie do błędów ilościowych,
• wysyłka pozostaje zgodna z zamówieniem klienta,
• rezerwacje są rozliczane poprawnie i nie powodują rozbieżności magazynowych.

W wyjątkowych sytuacjach, np. gdy firma dopuszcza elastyczne wykorzystanie dostaw lub realizuje niestandardowe procesy, można zezwolić pracownikowi na pobieranie dostaw zarezerwowanych dla innych zamówień. Ustawienie to można znaleźć, przechodząc do MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE, a następnie wybierając odpowiednią rolę i przechodząc do zakładki UPRAWNIENIA. W polu wyszukiwania należy wpisać „zlecenia pakowania”, aby odnaleźć właściwą opcję.

Dane uprawnienie powinno być nadawane ostrożnie, ponieważ umożliwia operatorowi korzystanie z dostaw przypisanych do innych dokumentów, co – jeśli nie jest odpowiednio kontrolowane – może prowadzić do nieprawidłowości w pakowaniu i wysyłkach.

Pilnuj poprawności wybierania dostaw według metody rozchodowania

Ostatnim z kluczowych ustawień jest mechanizm pilnuj poprawności wybierania dostaw według metody rozchodowania, który weryfikuje zgodność wybranej dostawy z metodą rozchodowania obowiązującą w systemie. Dzięki temu operator nie może wybrać dostawy, która nie spełnia wymogów konfiguracji, na przykład niepasującej do metody FIFO (z ang. First In, First Out – pierwsze weszło, pierwsze wyszło) lub FEFO (z ang. First Expired, First Out – pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi). Mechanizm ten zapewnia, że dokument magazynowy powstaje zgodnie z zasadami obowiązującymi u klienta i odzwierciedla faktyczny ruch towaru. Ustawienie znajduje się w MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU, w sekcji Ogólne.

Uprawnienia

Dostęp do funkcjonalności Zleceń pakowania (ZPAK) jest w pełni kontrolowany przez system uprawnień. Oznacza to, że użytkownik może zobaczyć moduł, otworzyć listę, tworzyć nowe zlecenia, edytować je, usuwać, realizować lub korzystać z funkcji specjalnych wyłącznie wtedy, gdy jego rola posiada odpowiednie uprawnienia. Brak uprawnienia powoduje ukrycie pozycji menu, zablokowanie akcji lub wyświetlenie komunikatu o braku dostępu. 

Aby użytkownik mógł pracować z modułem ZPAK, konieczne jest wcześniejsze przypisanie mu odpowiednich uprawnień. W tym celu należy przejść do MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE, wybrać rolę, która ma zostać zmodyfikowana, przejść do zakładki UPRAWNIENIA i w polu wyszukiwania wpisać frazę „zlecenia pakowania”, aby zawęzić listę dostępnych uprawnień. Na końcu należy zaznaczyć wymagane uprawnienia i zapisać zmiany, aby stały się aktywne dla wszystkich użytkowników przypisanych do danej roli.

Dopiero po wykonaniu tych czynności użytkownik uzyska dostęp do modułu ZPAK oraz do operacji, które zostały mu przydzielone. Warto podkreślić, że część funkcji, zwłaszcza tych wpływających na proces wysyłki lub wybór dostaw, wymaga uprawnień specjalnych i powinna być nadawana wyłącznie osobom decyzyjnym.

Prawidłowa konfiguracja uprawnień ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i płynności procesu pakowania. Odpowiednio dobrane uprawnienia:

• zapobiegają przypadkowemu usunięciu lub modyfikacji zleceń,
• ograniczają dostęp do wrażliwych danych sprzedażowych,
• chronią przed wyborem niewłaściwych dostaw,
• umożliwiają kierowanie pracy do właściwych operatorów,
• zapewniają zgodność procesu z procedurami firmy.

Uprawnienia powinny być nadawane zgodnie z rolą użytkownika w organizacji – magazynierzy powinni mieć dostęp głównie do realizacji, koordynatorzy do tworzenia i edycji, a administratorzy do funkcji specjalnych.

Wejście do funkcjonalności i ekran listy ZPAK

Funkcjonalność Zlecenia pakowania (ZPAK) jest dostępna w obszarze magazynowym systemu (MENU >> MAGAZYN >> ZLECENIA PAKOWANIA). Po nadaniu odpowiednich uprawnień użytkownikowi pojawia się w menu pozycja „Zlecenia pakowania”, umożliwiająca przejście do listy wszystkich zleceń. Lista stanowi podstawowy ekran kontrolny wykorzystywany przez koordynatora oraz kierownika magazynu do monitorowania bieżących i planowanych działań związanych z pakowaniem towarów.

Kolumny na liście Zleceń Pakowania (ZPAK) 

Lista ZPAK zawiera zestaw kolumn prezentujących najważniejsze informacje o każdym zleceniu. Poniżej znajduje się opis wszystkich elementów widocznych na ekranie:

• ID – kolumna prezentuje techniczny identyfikator zlecenia pakowania nadawany przez system.
• Indeks – unikalny numer zlecenia pakowania nadawany przez system. Umożliwia szybkie wyszukiwanie i identyfikację zlecenia w procesach magazynowych oraz sprzedażowych.
• Odbiorca – klient, dla którego przygotowywany jest towar. Informacja ta pozwala na łatwe rozpoznanie, do kogo kierowana jest wysyłka.
• Data realizacji – planowana data wykonania pakowania. Kolumna wykorzystywana do priorytetyzacji zleceń oraz organizacji pracy magazynu.
• Data wysyłki – planowana data wysłania towaru do odbiorcy. Nie może być wcześniejsza niż data realizacji. Ułatwia kontrolę terminów logistycznych.
• Status – Aktualny stan procesu pakowania. Status może wskazywać czy zlecenie jest nowe, w realizacji lub zrealizowane. Informacja ta pozwala monitorować postęp prac.
• Postęp (%) – procentowa wartość określająca relację między ilością zapakowaną a ilością zleconą. System automatycznie oblicza postęp na podstawie wybranych dostaw. Kolumna umożliwia szybkie określenie, na jakim etapie znajduje się zlecenie.
• Liczba pozycji – łączna liczba pozycji ZPAK, czyli produktów, które mają zostać spakowane. Kolumna pozwala ocenić złożoność zlecenia.
• Ilość do spakowania – suma ilości wszystkich pozycji, które należy przygotować w ramach danego ZPAK. Informacja ta jest kluczowa dla oceny wielkości zlecenia.
• Wysłane – oznaczenie informujące, czy zlecenie zostało już wysłane. Status ten jest ustawiany automatycznie po zatwierdzeniu powiązanego dokumentu magazynowego.
• Numer zamówienia – numer zamówienia klienta, z którego powstało zlecenie pakowania. Ułatwia powiązanie ZPAK z procesem sprzedażowym.
• Indeks zamówienia – identyfikator pozycji zamówienia powiązanej z pozycją ZPAK. Przydatny w przypadku złożonych zamówień.
• Przypisane osoby – lista operatorów odpowiedzialnych za realizację zlecenia. Kolumna wykorzystywana w zarządzaniu pracą magazynierów.
• Dokument magazynowy – numer dokumentu rozchodu utworzonego na podstawie wybranych dostaw. Informacja ta pozwala śledzić powiązania między pakowaniem a rozchodem magazynowym.
• Notatka – może obejmować instrukcje pakowania, uwagi dotyczące klienta, informacje o specyficznych wymaganiach wysyłki lub inne dane operacyjne. Jest szczególnie przydatna dla magazynierów i operatorów mobilnych, ponieważ pozwala szybko zapoznać się z dodatkowymi wytycznymi bez konieczności otwierania szczegółów zlecenia.
• Wystawił –  wskazuje użytkownika, który utworzył dane zlecenie pakowania. Informacja ta pełni funkcję audytową i organizacyjną – pozwala ustalić, kto przygotował zlecenie, co jest istotne w przypadku pytań dotyczących ilości, terminów, przypisań lub decyzji operacyjnych. Dane te są nadawane automatycznie na podstawie konta użytkownika.
• Złożono – prezentuje datę i godzinę utworzenia zlecenia pakowania. Informacja ta umożliwia analizę kolejności zleceń, kontrolę terminów oraz ocenę obciążenia pracy w danym okresie.

Akcje dostępne na liście Zlecenia Pakowania

Na liście ZPAK dostępny jest zestaw akcji umożliwiających zarządzanie zleceniami pakowania oraz kontrolę ich realizacji. Zakres widocznych operacji zależy od uprawnień przypisanych do roli użytkownika. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis każdej akcji wraz z jej znaczeniem praktycznym.

Dodanie nowego Zlecenia Pakowania

Nagłówek formularza

Dodanie nowego ZPAK jest pierwszym krokiem w procesie przygotowania towaru do wysyłki. Operacja ta umożliwia utworzenie zlecenia, które określa, co, dla kogo i na kiedy ma zostać spakowane. ZPAK może być dodany ręcznie z poziomu listy zleceń pakowania lub automatycznie z poziomu zamówienia klienta, pozycji zamówienia albo wielu zamówień.

Po przejściu do zakładki MENU >> MAGAZYN >> ZLECENIA PAKOWANIA, a następnie wybraniu akcji „Dodaj”

system otwiera formularz ZPAK, który składa się z nagłówka oraz sekcji pozycji. Nagłówek zawiera kluczowe dane organizacyjne i kontrolne, natomiast pozycje określają produkty oraz ilości do spakowania.

Formularz Zlecenia Pakowania składa się z nagłówka, który definiuje podstawowe informacje dotyczące przygotowania towaru do wysyłki. W nagłówku określa się odbiorcę, czyli klienta, dla którego przygotowywany jest towar. Dane te są kluczowe, ponieważ wpływają na adres wysyłki, powiązania z zamówieniem oraz późniejsze tworzenie dokumentu magazynowego. Adres kontrahenta jest pobierany automatycznie z kartoteki klienta, jednak w razie potrzeby może zostać doprecyzowany, co ułatwia właściwe skierowanie wysyłki i poprawne udokumentowanie procesu.

W szczegółach zlecenia znajdują się również pola dotyczące terminów: data realizacji określa planowany moment wykonania pakowania, natomiast data wysyłki wskazuje, kiedy towar ma opuścić magazyn. System pilnuje, aby data wysyłki nie była wcześniejsza niż data realizacji. Obie daty są widoczne zarówno na liście zleceń, jak i w aplikacji mobilnej, co ułatwia priorytetyzację pracy.

Każde zlecenie posiada swój indeks, który pełni funkcję identyfikatora wykorzystywanego w wyszukiwaniu oraz powiązaniach z zamówieniami. Status zlecenia informuje o aktualnym etapie procesu pakowania i jest wyliczany automatycznie na podstawie ilości wybranych dostaw. Obok statusu znajduje się oznaczenie „Wysłane”, które wskazuje, czy zlecenie zostało już rozliczone zatwierdzonym dokumentem magazynowym. Informacja ta jest ustawiana automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu, choć w wyjątkowych przypadkach może być edytowana ręcznie przez użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienie. Takie uprawnienia można nadać ustawić w MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE, następnie wybierając daną rolę i przechodząc do zakładki UPRAWNIENIA. W polu wyszukiwania należy wpisać „zlecenia pakowania”, a następnie zaznaczyć pole „Pozwól oznaczyć Zlecenie pakowania jako Wysłane” i zapisać zmiany.

Formularz zawiera również dane audytowe: pole „Złożono” prezentuje datę i godzinę utworzenia zlecenia, natomiast „Wystawił” wskazuje użytkownika, który je utworzył. Informacje te pozwalają ustalić odpowiedzialność oraz historię działań związanych z danym ZPAK.

W nagłówku znajduje się także pole notatki, które umożliwia dodanie dodatkowych informacji dla magazynu lub działu spedycji. Notatka może zawierać instrukcje pakowania, uwagi dotyczące klienta lub inne istotne wskazówki. Jest widoczna również w aplikacji mobilnej, dzięki czemu operatorzy mają dostęp do kluczowych informacji podczas realizacji zlecenia.

Osoby przypisane do realizacji

Sekcja „Osoby przypisane do realizacji” umożliwia wskazanie operatorów odpowiedzialnych za wykonanie zlecenia. Przypisanie użytkowników nie jest obowiązkowe, jednak znacząco ułatwia organizację pracy magazynu. W przypadku przypisania konkretnych osób system ogranicza widoczność zlecenia w aplikacji mobilnej – ZPAK jest prezentowany przede wszystkim operatorom wskazanym w tej sekcji. Mechanizm ten zapobiega równoległej realizacji zlecenia przez wielu magazynierów oraz pozwala kierować zadania do właściwych pracowników, zgodnie z planem pracy lub kompetencjami.

Przypisanie operatorów wpływa również na blokady mobilne: po rozpoczęciu realizacji przez jednego użytkownika system blokuje zlecenie dla pozostałych, co chroni proces przed niekontrolowanymi zmianami ilości lub dostaw.

Produkty

Produkty w pozycji ZPAK stanowią najważniejszą część formularza, ponieważ to właśnie one określają faktyczny zakres pracy magazynu. Każda pozycja ZPAK zawierają informacje identyfikacyjne i powiązania systemowe. Wskazywane jest zamówienie klienta, z którego pochodzi dana pozycja, co pozwala na pełną integrację procesu pakowania z procesem sprzedaży. Każda pozycja posiada również identyfikator pozycji zamówienia, który jednoznacznie określa, której części zamówienia dotyczy pakowanie. System pilnuje, aby jedna pozycja zamówienia mogła wystąpić tylko raz w danym ZPAK, co zapobiega duplikacji i błędom ilościowym. Produkt jest polem systemowym i służy do filtrowania dostępnych dostaw magazynowych, tak aby operator widział wyłącznie zasoby zgodne z danym towarem.

W sekcji produktów widoczne są także wszystkie kluczowe dane dotyczące pozycji zamówienia. System pokazuje ilość zamówioną, czyli pełną potrzebę klienta wynikającą z zamówienia. Kolumna „Zużyto z magazynu” informuje, ile towaru zostało faktycznie pobrane z magazynu w ramach realizacji danego Zlecenia Pakowania (ZPAK). Obok niej prezentowana jest ilość przygotowana do wysłania, która uzupełnia się automatycznie w momencie utworzenia zlecenia różnicowego. Jeśli z jednego ZPAK wydzielimy część pozycji do nowego dokumentu, system rozdziela ilości między oba zlecenia, ale jednocześnie pokazuje, jaka część została już przygotowana w poprzednim ZPAK. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie sytuacji, w której ta sama pozycja zamówienia zostaje przypadkowo rozdzielona na zbyt wiele zleceń pakowania. Kolejnym parametrem jest ilość wysłana, czyli część pozycji, która została już rozliczona dokumentami magazynowymi w poprzednich wysyłkach. Informacja ta pozwala śledzić historię częściowych realizacji i kontrolować, czy dana pozycja została już częściowo obsłużona.

Najważniejszym polem operacyjnym jest ilość do zapakowania, czyli wartość określająca, ile towaru ma zostać przygotowane w ramach bieżącego ZPAK. Ilość ta nie może przekraczać dostępnego limitu wynikającego z zamówienia, chyba że konfiguracja systemu pozwala na wyłączenie tego ograniczenia. W trakcie realizacji magazynier wskazuje dostawy magazynowe, z których pobiera towar, a system automatycznie sumuje ilości pobrane z dostaw i prezentuje je jako ilość zapakowaną. Na tej podstawie wyliczana jest również pozostała ilość do zapakowania, która informuje, ile jeszcze brakuje do pełnej realizacji pozycji. Dane te są kluczowe przy podejmowaniu decyzji o zapisaniu częściowej realizacji lub utworzeniu zlecenia różnicowego.

Chcąc umożliwić pakowanie większej ilości towaru niż ta wynikająca z zamówienia klienta, konieczne jest włączenie odpowiedniej opcji w konfiguracji magazynu. Jest to ustawienie systemowe, które rozszerza standardowe limity ilościowe i pozwala użytkownikom na wpisanie w ZPAK wartości przekraczających ilość zamówioną. Funkcja ta jest wykorzystywana w sytuacjach wyjątkowych, np. gdy klient życzy sobie nadwyżkę, gdy pakowany jest towar promocyjny, gdy zachodzi potrzeba skompensowania różnic ilościowych lub gdy proces logistyczny wymaga elastycznego podejścia do ilości.

Aby aktywować tę możliwość, należy przejść do konfiguracji magazynu: MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU. W konfiguracji znajduje się sekcja Zlecenia pakowania, w której dostępna jest opcja „Pozwól spakować większą ilość towaru niż określona w zamówieniu”. Po zaznaczeniu tej opcji i zapisaniu zmian system przestaje blokować wpisanie ilości większej niż ta wynikająca z pozycji zamówienia. Oznacza to, że pole „Ilość do zapakowania” w formularzu ZPAK nie będzie ograniczane wartością zamówioną, a użytkownik będzie mógł wprowadzić ilość wyższą, zgodnie z potrzebą operacyjną.

Jeżeli ta opcja nie jest włączona, system pilnuje, aby ilości wpisywane w ZPAK nie przekraczały ilości wynikających z zamówienia klienta i w momencie, gdy użytkownik spróbuje dodać większą ilość produktu niż ta, która pozostała do zrealizowania z zamówienia, system zablokuje operację i wyświetli komunikat błędu „Pozycja nr … Zamówienia … może zostać zapakowana jeszcze tylko w ilości … szt.”.

Każda pozycja posiada również pole postępu, prezentowane w formie procentowej. Postęp odzwierciedla relację między ilością zapakowaną a ilością zleconą i jest wyświetlany jako pasek postępu. Dzięki temu koordynator magazynu może szybko ocenić, które pozycje są już gotowe, a które wymagają dalszej pracy.

Sekcja produktów jest miejscem, w którym plan zamówienia zamienia się w konkretne działania magazynowe. To tutaj operatorzy wybierają dostawy, przypisują partie, lokalizacje i ilości, a system na tej podstawie tworzy lub aktualizuje dokument magazynowy. Dzięki temu całość procesu pakowania jest spójna, kontrolowana i zgodna z rzeczywistym stanem magazynowym.

Dodaj dostawę z magazynu

W sekcji Produkty, po dodaniu zamówienia oraz wybraniu konkretnego produktu, przy każdej pozycji pojawia się po lewej stronie rozwijana strzałka. Jej kliknięcie odsłania dodatkowy panel, który rozszerza podstawowy widok pozycji o informacje związane z pobieraniem towaru z magazynu. W tym miejscu pojawia się również przycisk „Dodaj z magazynu”, który umożliwia przejście do okna Dostawy.

Po jego naciśnięciu system przenosi użytkownika do listy dostępnych dostaw magazynowych, z których można wskazać konkretny zasób, z którego zostanie pobrany towar do realizacji tej pozycji ZPAK. Jest to moment, w którym planowana ilość zamienia się w faktyczne wykonanie, ponieważ użytkownik decyduje, z której partii, lokalizacji i dostawy zostanie pobrana dana ilość produktu.

Po rozwinięciu strzałki widoczne są pola związane z dostawami, które stanowią kluczowy element procesu pakowania. Dostawy są miejscem, w którym zlecenie pakowania zostaje powiązane z realnym stanem magazynowym. System prezentuje wszystkie istotne informacje o dostępnych zasobach: lokalizację, ilość, numer partii oraz datę minimalnej trwałości. Dzięki temu operator ma pełną wiedzę o tym, skąd pochodzi towar, w jakiej ilości jest dostępny i jakie parametry jakościowe go dotyczą.

Pole Dostawa magazynowa wskazuje konkretny zasób, który zostanie wykorzystany do spakowania produktu. Jest to powiązanie wymagane przy pakowaniu, ponieważ na jego podstawie powstaje później pozycja dokumentu magazynowego. Lokalizacja informuje o miejscu w magazynie, z którego pobrano towar, co ułatwia operatorom pracę i kontrolę kompletacji. Ilość z dostawy określa, ile sztuk produktu zostało pobranych z danej dostawy, suma tych ilości składa się na ilość zapakowaną widoczną w pozycji ZPAK. Numer partii jest przenoszony z dokumentu przyjęcia i pozwala zachować pełną identyfikowalność towaru, natomiast data minimalnej trwałości informuje o terminie przydatności produktu, co jest kluczowe w branżach spożywczych, farmaceutycznych czy kosmetycznych.

Pliki

Sekcja Pliki jest ostatnim elementem formularza Zlecenia Pakowania i służy do dodawania dokumentów pomocniczych, które mogą być potrzebne podczas realizacji wysyłki. W sekcji tej można dodać różnego rodzaju załączniki, takie jak instrukcje pakowania, specyfikacje klienta, etykiety logistyczne, listy kontrolne, dokumenty transportowe, zdjęcia produktów czy pliki PDF zawierające szczegółowe wymagania dotyczące wysyłki.

Usunięcie Zlecenia pakowania

Akcja „Usuń” służy do skasowania Zlecenia Pakowania z systemu. Jest to operacja administracyjna, która powinna być wykonywana świadomie, ponieważ usunięte zlecenie znika trwale i nie można go przywrócić. Funkcja ta jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia, a system dodatkowo stosuje szereg walidacji, które chronią integralność danych magazynowych.

Aby usunąć zlecenie pakowania, należy najpierw zaznaczyć wybrane ZPAK na liście. Dopiero po zaznaczeniu w górnym pasku akcji pojawia się przycisk „Usuń”, który staje się dostępny dla użytkownika. Po jego wybraniu system nie usuwa zlecenia od razu – najpierw wyświetla okno potwierdzenia operacji.

W oknie pojawia się komunikat „Czy na pewno chcesz usunąć poniższe obiekty?”

Komunikat pełni funkcję zabezpieczenia przed przypadkowym skasowaniem dokumentów. Dopiero po ponownym potwierdzeniu operacji przyciskiem „Usuń” zlecenie zostaje trwale skasowane z systemu. Usunięcie ZPAK jest stosowane najczęściej w sytuacjach, gdy zlecenie zostało utworzone błędnie, zdublowane lub nie powinno trafić do realizacji.

Usunięcie ZPAK jest możliwe tylko wtedy, gdy zlecenie nie zostało jeszcze powiązane z dokumentem magazynowym oraz nie zawiera zatwierdzonych dostaw. Jeśli ZPAK jest w trakcie realizacji lub został już rozliczony dokumentem WZ, system zablokuje operację i wyświetli komunikat informujący o naruszeniu integralności danych. Dzięki temu nie ma ryzyka przypadkowego usunięcia zlecenia, które ma wpływ na stany magazynowe lub historię wysyłek.

Edycja Zlecenia pakowania

Aby rozpocząć edycję zlecenia pakowania, należy najpierw zaznaczyć wybrane ZPAK na liście. Dopiero po zaznaczeniu w górnym menu pojawia się przycisk „Edytuj”, który umożliwia przejście do formularza zlecenia. System celowo ukrywa ten przycisk, dopóki użytkownik nie wskaże konkretnego dokumentu, aby uniknąć przypadkowych zmian.

Po wybraniu akcji „Edytuj” użytkownik przechodzi do pełnego formularza ZPAK. System umożliwia edycję zleceń pakowania niezależnie od ich statusu – oznacza to, że ZPAK o statusie Nowe, W realizacji oraz Zrealizowano mogą być modyfikowane w pełnym zakresie. Użytkownik może zmieniać odbiorcę, adres, terminy, notatkę, przypisania operatorów, ilości do spakowania, dostawy oraz pliki. Zakres edycji jest identyczny dla wszystkich tych statusów.

Ograniczenia pojawiają się dopiero wtedy, gdy zlecenie pakowania zostanie oznaczone jako „Wysłane”. Status „Wysłane” oznacza, że ZPAK został rozliczony dokumentem magazynowym, a jego dane wpływają na stany magazynowe oraz historię wysyłek. W takim przypadku system blokuje edycję większości pól, aby zachować integralność danych i spójność dokumentacji.

W zleceniu oznaczonym jako „Wysłane” można edytować jedynie:

• datę realizacji,
• datę wysyłki,
• notatkę,
• pliki (załączniki).

Są to pola opisowe lub organizacyjne, które nie wpływają na dokument magazynowy ani na ilości wysłane. Dzięki temu użytkownik może doprecyzować informacje pomocnicze, skorygować terminy lub dodać dokumentację, nie naruszając danych operacyjnych.

Po zapisaniu zmian system natychmiast aktualizuje dane na liście ZPAK i odświeża widok dokumentu. Edycja pozostaje jednym z kluczowych narzędzi pracy magazynu – pozwala utrzymać zlecenia w aktualnym stanie, reagować na zmiany i doprecyzowywać informacje aż do momentu wysłania, a po wysłaniu umożliwia korektę wyłącznie tych elementów, które nie wpływają na rozliczenie magazynowe.

Połącz w jeden ZPAK

Akcja „Połącz w jeden ZPAK” umożliwia scalenie kilku istniejących zleceń pakowania w jedno wspólne zlecenie. Funkcja ta jest wykorzystywana w sytuacjach, gdy różne ZPAK dotyczą tego samego odbiorcy i mają zostać zrealizowane w ramach jednej wysyłki. Dzięki temu magazyn może pracować na jednym, zbiorczym dokumencie zamiast kilku osobnych, co upraszcza organizację pracy i zmniejsza liczbę operacji wykonywanych przez operatorów.

Aby rozpocząć proces łączenia, należy zaznaczyć na liście co najmniej dwa zlecenia pakowania. Dopiero po zaznaczeniu wielu dokumentów w górnym menu pojawia się przycisk „Połącz w jeden ZPAK”, który umożliwia wykonanie operacji. Po jego wybraniu system weryfikuje, czy wybrane zlecenia spełniają warunki niezbędne do scalenia.

Pierwszym warunkiem jest liczba zaznaczonych zleceń. Jeśli użytkownik zaznaczy tylko jedno zlecenie i spróbuje je połączyć, system wyświetli komunikat „Wybierz co najmniej 2 zlecenia pakowania”.

Komunikat ten informuje, że operacja łączenia wymaga minimum dwóch dokumentów, ponieważ jej celem jest scalenie wielu ZPAK w jeden.

Drugim warunkiem jest zgodność odbiorcy. Wszystkie zlecenia pakowania muszą dotyczyć tego samego klienta. Jeśli użytkownik zaznaczy ZPAK przypisane do różnych odbiorców, system zablokuje operację i wyświetli komunikat „Wszystkie zlecenia pakowania muszą mieć tego samego odbiorcę”.

Wymóg ten wynika z faktu, że jedno zlecenie pakowania może obsługiwać tylko jednego odbiorcę, a łączenie dokumentów o różnych kontrahentach mogłoby prowadzić do błędów wysyłkowych i niezgodności w dokumentacji.

Trzecim warunkiem jest status zleceń. System pozwala łączyć wyłącznie zlecenia o statusie Nowe, czyli takie, które nie zostały jeszcze rozpoczęte ani częściowo zrealizowane. Jeśli użytkownik zaznaczy zlecenia o innych statusach, na przykład „W realizacji” lub „Zrealizowane”, system wyświetli komunikat „Wszystkie zlecenia pakowania muszą mieć status nowy”.

Wynika to z konieczności zachowania spójności danych – zlecenia, które są już w trakcie realizacji lub zostały częściowo wykonane, nie mogą być scalane, ponieważ ich pozycje mogły mieć już przypisane dostawy lub rozpoczęty proces pakowania.

Jeśli wszystkie warunki zostaną spełnione, system tworzy nowe, zbiorcze zlecenie pakowania, które zawiera wszystkie pozycje z wybranych dokumentów. Oryginalne ZPAK zostają usunięte, a nowo utworzone zlecenie przejmuje dane nagłówka z jednego z dokumentów, a użytkownik może je następnie edytować, doprecyzować daty, notatkę, przypisania operatorów lub dodać pliki.

Akcja „Połącz w jeden ZPAK” jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy zlecenia zostały utworzone osobno, ale dotyczą jednej wysyłki, albo gdy chcemy uprościć proces pakowania i ograniczyć liczbę dokumentów obsługiwanych przez magazyn.

Eksport Zlecenia pakowania

Eksport umożliwia pobranie danych z listy ZPAK do pliku. Użytkownik może wybrać jedną z trzech opcji: eksport wszystkich wierszy do pliku CSV, wszystkich wierszy do pliku XLSX, lub eksport wyłącznie wybranych wierszy do pliku XLSX. Mechanizm ten pozwala szybko przygotować zestawienia, raporty lub analizy, które można dalej obrabiać w arkuszu kalkulacyjnym. Eksport jest szczególnie przydatny przy dużej liczbie zleceń, gdy potrzebne jest zestawienie danych dla działu spedycji, kontroli jakości lub kierownictwa magazynu.

Zaznaczenie: Strona/Wszystko

Akcja Zaznaczenie umożliwia szybkie wybranie dokumentów na liście. Użytkownik może zaznaczyć wszystkie wiersze widoczne na bieżącej stronie albo zaznaczyć wszystkie zlecenia pakowania dostępne w filtrze. Funkcja ta znacząco przyspiesza pracę, zwłaszcza gdy chcemy wykonać operację na wielu dokumentach jednocześnie, na przykład połączyć zlecenia, dodać grupową notatkę, dodać pliki lub wyeksportować wybrane pozycje.

Ikona koła zębatego

Ikona koła zębatego, czyli panel konfiguracji widoku listy. To narzędzie pozwala dostosować ekran do indywidualnych potrzeb użytkownika. Można w nim wybrać, które kolumny mają być widoczne, ukryć te niepotrzebne, a także zmienić kolejność wyświetlania danych. Dodatkowo koło zębate umożliwia wykonywanie podsumowań w kolumnach, takich jak suma, średnia, maksimum, minimum czy liczba pozycji. Dzięki temu użytkownik może szybko przeanalizować dane bez konieczności eksportowania ich do arkusza kalkulacyjnego.

Status Zlecenia pakowania

Statusy zlecenia pakowania tworzą przejrzysty i logiczny przepływ procesu, który odzwierciedla rzeczywisty postęp prac magazynowych, od momentu przygotowania ZPAK, przez jego realizację, aż po finalne wysłanie. Każdy status ma jasno określone znaczenie biznesowe i wpływa na to, jakie działania mogą być wykonane dalej.

Status Nowe pojawia się w momencie utworzenia zlecenia pakowania, kiedy nie wybrano jeszcze żadnej dostawy dla żadnej pozycji. Dokument jest w pełni przygotowany do rozpoczęcia realizacji, a magazynier może przystąpić do pakowania. ZPAK w tym statusie jest kompletnym planem, ale nie zawiera jeszcze żadnych faktycznych pobrań towaru. Dodanie pierwszej dostawy do dowolnej pozycji automatycznie zmienia status na W realizacji, ponieważ system interpretuje to jako rozpoczęcie faktycznego procesu pakowania.

Status W realizacji oznacza, że do co najmniej jednej pozycji przypięto dostawę, ale nie wszystkie ilości zostały jeszcze pokryte. Proces pakowania trwa – może być w toku lub wykonany częściowo. Kierownik magazynu widzi w tym statusie realny postęp prac i może reagować na braki, problemy z dostępnością towaru lub konieczność przeorganizowania pracy. ZPAK w tym stanie jest aktywnym dokumentem, który odzwierciedla bieżące działania operatorów. Gdy wszystkie ilości zostaną pokryte dostawami, status automatycznie zmienia się na Zrealizowane.

Status Zrealizowane informuje, że wszystkie pozycje mają przypisane dostawy pokrywające pełne ilości do spakowania. Zlecenie jest kompletne od strony pakowania – operatorzy wykonali całą pracę, a dokument może zostać powiązany z dokumentem magazynowym, który odpowiada za fizyczne wydanie towaru. Na tym etapie ZPAK jest gotowy do dalszej obsługi wysyłkowej, a kierownik może przejść do generowania dokumentu rozchodu lub przekazania wysyłki przewoźnikowi. Zatwierdzenie powiązanego dokumentu magazynowego powoduje oznaczenie zlecenia jako Wysłane.

Status Wysłane nie jest formalnym statusem w systemie – jest to osobne oznaczenie procesu, które pojawia się w kolumnie „Wysłane” po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego lub po ręcznym oznaczeniu wysyłki przez uprawnioną osobę. W praktyce klienci traktują ten status jako informację, że wysyłka została zakończona, a ZPAK jest częścią historii operacji magazynowych. Dokument w tym stanie jest zamknięty operacyjnie, ale nadal może być uzupełniany o dane opisowe, takie jak notatka, daty czy pliki.

Cały przepływ statusów jest prosty i intuicyjny:

Nowe → W realizacji → Zrealizowane → Wysłane

Dzięki temu zarówno operatorzy, jak i kierownicy magazynu mogą w każdej chwili zobaczyć, na jakim etapie znajduje się zlecenie pakowania, jakie działania zostały wykonane i co jeszcze pozostało do zrobienia. Statusy stanowią czytelny drogowskaz procesu i pozwalają na pełną kontrolę nad realizacją wysyłek.