Rezerwacje | Optimakers

Rezerwacja to zablokowanie określonej ilości surowców, półproduktów lub wyrobów pod konkretne zlecenie produkcyjne lub zamówienie. Nie wpływa ona na stan magazynowy, jedynie zmniejsza ilość dostępną, aby nikt inny nie mógł pobrać tych surowców.

System rezerwacji został przebudowany tak, aby lepiej odzwierciedlać rzeczywisty ruch magazynowy. Rezerwacja oznacza więc ilość surowca lub materiału wymaganą do wykonania zlecenia produkcyjnego, zestawioną z aktualnym stanem magazynowym.

Aby rozpocząć pracę z rezerwacjami, należy najpierw przejść do MENU >> USTAWIENIA >> OGÓLNE >> KONFIGURACJA i zaznaczyć opcję „Włącz obsługę wystawiania zapotrzebowań”.

W chwili, gdy ta opcja jest aktywna, system podczas planowania zamówienia automatycznie weryfikuje, czy na wskazanym magazynie surowcowym znajdują się materiały niezbędne do jego realizacji.

Jeśli odpowiednia ilość surowców jest dostępna, system dokona rezerwacji i zabezpieczy je pod zaplanowane zlecenie produkcyjne.

W przypadku, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości surowców, system podczas planowania zachowuje się inaczej niż w przypadku pełnej dostępności. Po włączeniu obsługi zapotrzebowań system najpierw sprawdza stan magazynowy, a gdy widzi braki, nie może utworzyć rezerwacji dla całej wymaganej ilości. W takiej sytuacji automatycznie oznacza pozycję jako niewystarczająco pokrytą stanem i traktuje brakującą część jako zapotrzebowanie produkcyjne lub zakupowe.

Oznacza to, że system nie blokuje planowania, ale jasno sygnalizuje, że magazyn nie jest w stanie pokryć pełnego zapotrzebowania. Brakująca ilość trafia do planu jako konieczna do wyprodukowania lub zamówienia, a użytkownik widzi w planie, że tylko część została zabezpieczona stanem, a reszta wymaga dalszych działań. Dzięki temu proces pozostaje spójny, a użytkownik od razu wie, że musi uruchomić produkcję lub zakupy, aby uzupełnić braki.

Nadanie uprawnień do Rezerwacji

Aby zakładka Rezerwacje była widoczna w systemie, trzeba nadać odpowiednie uprawnienia dla wybranej roli. W tym celu przechodzimy kolejno do MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE. Następnie wybieramy rolę, którą chcemy edytować i otwieramy zakładkę UPRAWNIENIA.

W polu wyszukiwania wpisujemy „rezerwacje”, a system wyświetli listę dostępnych uprawnień związanych z tym modułem. Wystarczy zaznaczyć te, które są potrzebne, aby użytkownicy mogli pracować z rezerwacjami w systemie.

Opis kolumn tabeli Rezerwacje

Zarezerwowane ilości możemy podejrzeć w module MENU >> MAGAZYN >> REZERWACJE.

Poniżej znajduje się opis kolumn dostępnych w module REZERWACJE:

Id – unikalny numer rezerwacji nadawany automatycznie przez system. Służy do identyfikacji wpisu w bazie danych.
Indeks – numer rezerwacji widoczny dla użytkownika. System nadaje go automatycznie.
Ilość pozycji – ilość zarezerwowanych pozycji (różnych zarezerwowanych dostaw).
Towar docelowy – nazwa produktu, dla którego została wykonana rezerwacja (czyli tego, który ma zostać wyprodukowany).
Indeks towaru docelowego – indeks produktu, pod który powstała rezerwacja.
Towar zarezerwowany – nazwa surowca lub materiału, który został zarezerwowany na potrzeby produkcji.
Indeks towaru zarezerwowanego – indeks surowca/materiału, który został zarezerwowany.
Ilość zarezerwowana – całkowita ilość surowca, którą system zarezerwował pod dane zlecenie produkcyjne.
Ilość rozliczona – ilość surowca, która została już faktycznie pobrana i rozliczona (np. poprzez Wydanie Wewnętrzne lub Rozchód Wewnętrzny).
Pozostała ilość do przesunięcia – ilość surowca, którą pracownik powinien jeszcze przesunąć na magazyn produkcyjny.
Pozostała ilość do dostarczenia – ilość surowca, której brakuje na magazynie. Tę ilość trzeba zamówić lub dostarczyć, aby zrealizować produkcję.
Pozostała ilość do rozliczenia – ilość surowca, która została zarezerwowana, ale jeszcze nie została rozliczona w dokumentach magazynowych.
Numer zamówienia – numer zamówienia klienta, dla którego powstała rezerwacja.
Indeks zamówienia – indeks zamówienia klienta powiązanego z rezerwacją.
Zlecenie produkcyjne – indeks zlecenia produkcyjnego, pod które została utworzona rezerwacja.
Ilość do zlecenia produkcyjnego – ilość, którą system faktycznie bierze do obsługi rezerwacji po uwzględnieniu zamienników.
Data rozpoczęcia – planowana data rozpoczęcia produkcji dla danego zlecenia produkcyjnego. Dzięki niej magazynier wie, kiedy przygotować surowce. Jeśli zlecenie zostało zdjęte z planu, data pozostanie pusta.
Notatka – dodatkowy opis lub komentarz dotyczący rezerwacji. Miejsce na informacje od użytkownika.
Magazyn produkcyjny – magazyn, na który należy przesunąć zarezerwowane surowce, aby mogły zostać wykorzystane w produkcji.
Grupa magazynowa – informacja o grupie, do której należy dany surowiec lub materiał. Ułatwia to filtrowanie i wyszukiwanie produktów według kategorii magazynowych.
Niezarezerwowane – ilość surowca, która znajduje się na magazynie, ale nie została jeszcze przypisana do żadnego zlecenia produkcyjnego. To wolny stan, który można wykorzystać do nowych rezerwacji.
Planowana ilość – pierwotna planowana ilość danego towaru wynikająca z zapotrzebowania ZP.
Zlecenie zamknięte – informacja, czy zlecenie produkcyjne, do którego powstała rezerwacja, zostało już zakończone.

Operacje dostępne w module Rezerwacje

Na module rezerwacji użytkownik ma dostęp do zestawu funkcji, które pozwalają szybko zarządzać dokumentami i wykonywać najważniejsze operacje związane z obsługą rezerwacji. Z poziomu tego widoku można zarówno edytować istniejące rezerwacje, jak i wykonywać działania wpływające bezpośrednio na proces produkcyjny.

Usuń i edytuj rezerwację

Wśród dostępnych opcji znajduje się możliwość usunięcia rezerwacji (USUŃ), która powoduje, że system przestaje blokować określoną ilość towaru pod dane zlecenie. Po usunięciu zarezerwowana wcześniej ilość natychmiast wraca do puli dostępnej i może zostać wykorzystana w innych procesach.

Użytkownik może także edytować wybraną rezerwację (EDYTUJ), aby wprowadzić zmiany w jej szczegółach.

W widoku EDYCJI rezerwacji użytkownik może wykonywać najważniejsze operacje związane z przygotowaniem surowców do produkcji. Ma możliwość dodania dostaw z magazynu, zmiany ilości na poszczególnych pozycjach, usunięcia niepotrzebnych pozycji, uzupełnienia notatki oraz przesunięcia wybranych materiałów na magazyn produkcyjny. Może także zapisać rezerwację i od razu uruchomić proces przesunięcia, co znacząco przyspiesza pracę.

Warto pamiętać, że część pól w nagłówku rezerwacji jest dostępna wyłącznie do odczytu. Wynika to z faktu, że informacje te pochodzą z powiązanych dokumentów, dlatego nie mogą być modyfikowane podczas edycji. Dzięki temu dane pozostają spójne, a użytkownik może skupić się na operacjach, które faktycznie wymagają jego decyzji.

Przesuń na produkcję

Jedną z kluczowych funkcji jest przesunięcie surowców na magazyn produkcyjny (PRZESUŃ NA PRODUKCJĘ), które umożliwia natychmiastowe przygotowanie materiałów do realizacji zlecenia. Dzięki temu proces produkcyjny może ruszyć bez zbędnych opóźnień.

Eksport listy rezerwacji

System oferuje również rozbudowane opcje eksportu danych, co pozwala na wygodne pobieranie informacji o rezerwacjach w formacie CSV lub XLSX. Użytkownik może wyeksportować wszystkie wiersze z listy albo tylko te, które wcześniej zaznaczył. To szczególnie przydatne przy analizach, raportowaniu lub pracy z danymi poza systemem.

Zaznaczanie: strona/wszystko i ikona koła zębatego

Aby ułatwić pracę z większą liczbą dokumentów, dostępna jest także funkcja zaznaczania wszystkich pozycji na stronie lub wszystkich dostępnych rezerwacji (ZAZNACZANIE: STRONA/WSZYSTKO), co przyspiesza wykonywanie operacji masowych.

Dodatkowo ikona koła zębatego umożliwia dostosowanie widoku listy, na przykład wybór kolumn, które mają być widoczne, aby dopasować ekran do własnych potrzeb. Użytkownik może również podsumować dane w kolumnach według wartości takich jak ilość, maksimum, minimum, średnia czy suma, co ułatwia analizę i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

Szczegóły okna Rezerwacji

Po otwarciu konkretnej rezerwacji otrzymujemy pełny podgląd wszystkich informacji z nią związanych. Widzimy tutaj zarówno dane podstawowe, jak i szczegóły dotyczące produktu, zamówienia oraz zapotrzebowania surowcowego. W tym miejscu możemy również przesunąć zarezerwowane surowce lub materiały na magazyn produkcyjny, aby przygotować je do realizacji zlecenia.

W danym oknie dostępne są najpierw dane identyfikacyjne rezerwacji, takie jak automatycznie nadany numer Id, indeks rezerwacji w formacie REZ/…, a także powiązane dokumenty: zamówienie klienta oraz zlecenie produkcyjne. Widzimy tu również datę rozpoczęcia produkcji, która informuje magazyniera, kiedy surowce muszą być przygotowane na magazynie produkcyjnym.

Niżej znajdują się szczegółowe informacje o produkcie oraz surowcu, którego dotyczy rezerwacja. System wyświetla nazwę wyrobu gotowego, jego indeks, a także nazwę i indeks surowca, który ma zostać pobrany z magazynu. Widzimy również planowaną ilość potrzebną do realizacji zlecenia oraz aktualną ilość już zarezerwowaną.

W dalszej części ekranu znajduje się sekcja DOSTAWY, w której dostępny jest przycisk „Dodaj z magazynu”. Umożliwia on wybranie konkretnej dostawy surowca i przypisanie jej do rezerwacji. Po jego użyciu użytkownik otrzymuje listę wszystkich dostępnych dostaw.

Pod sekcją dostaw widoczne jest ZAPOTRZEBOWANIE SUROWCOWE, czyli automatycznie wygenerowane zapotrzebowanie na surowiec, jeśli brakuje go na magazynie. W tej części można sprawdzić numer zamówienia, nazwę i indeks towaru, wymaganą ilość, status dokumentu, wskazanego dostawcę oraz planowaną datę dostarczenia. System pokazuje również najwcześniejszy możliwy termin dostawy, co pozwala ocenić, czy produkcja może ruszyć zgodnie z planem.

Opis kolumn w szczegółach dostaw

Korzystając z przycisku „Dodaj z magazynu”, zostaniemy przeniesieni do okna DOSTAWY, z którego możemy ręcznie dodać konkretne dostawy, które chcemy, aby zostały zarezerwowane dla danego zlecenia produkcyjnego.

Lp. – numer porządkowy pozycji na liście, który ułatwia orientację, gdy widzimy wiele dostaw.
Indeks – kod surowca lub materiału, który identyfikuje go w systemie.
Identyfikator dostawy – unikalny numer nadawany każdej dostawie. Pozwala jednoznacznie ustalić, z której partii pochodzi surowiec.
Nazwa – pełna nazwa surowca/materiału, aby łatwo rozpoznać, z czym pracujemy.
Magazyn – magazyn, na którym aktualnie znajduje się dany surowiec lub materiał.
Lokalizacja – lokalizacja magazynu, gdzie przechowywany jest surowiec.
Data minimalnej trwałości – data, do której surowiec zachowuje swoje właściwości.
Nr partii – numer partii danej dostawy, ważny dla śledzenia (traceability) pochodzenia i kontroli jakości.
Zamówienie – numer zamówienia klienta, jeśli został podany wskazany na dokumencie przyjęcia na magazyn.
Do wyprodukowania / Wyprodukowane – jeśli przy przyjęciu na magazyn wskazano numer zamówienia klienta, tutaj pojawi się informacja, ile wyrobów gotowych miało zostać wyprodukowanych oraz ile już powstało w ramach tego zamówienia.
Przyjęte – ilość surowca/materiału, która została przyjęta na magazyn w ramach tej dostawy.
Wydane – ilość surowca/materiału, która została już pobrana z tej dostawy.
Zarezerwowane – ilość surowca z tej dostawy, która została już przypisana do zleceń produkcyjnych.
Rezerwacja – numer rezerwacji, z którą powiązana jest dana ilość surowca.
Dostępne luzem / W opakowaniu – informacja o tym, ile surowca jest dostępne w formie luzem, a ile w pełnych opakowaniach. Ułatwia to wybór odpowiedniej formy pobrania materiału.
Ilość do dokumentu – pole, w którym wpisujemy ilość surowca, jaką chcemy przesunąć na magazyn produkcyjny.
Jednostka – jednostka miary (np. kg, szt., l), w której podajemy ilość do przesunięcia.
Pierwotna data przyjęcia – data, kiedy dana dostawa została po raz pierwszy przyjęta na magazyn.
Data operacji – informuje o tym, kiedy dana dostawa została faktycznie wprowadzona do systemu jako ruch magazynowy
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu magazynowego, na podstawie którego dostawa trafiła do systemu.
Skompletowane/Nieskompletowane – dostawa została w całości obsłużona / część dostawy nadal jest dostępna lub wymaga dalszej obsługi.

Dodanie rezerwacji z dostawy

Chcąc dodać produkt/surowiec z danej dostawy wystarczy, że w oknie DOSTAWY wybierzemy ręcznie konkretną dostawę i klikniemy w DODAJ.

Użycie przycisku „Przesuń na produkcję” lub „Zapisz zmiany i przesuń na produkcję” powoduje, że system automatycznie otwiera okno tworzenia dokumentu przesunięcia magazynowego. Wszystkie pola w formularzu są od razu uzupełniane na podstawie danych wynikających z rezerwacji. Po sprawdzeniu danych wystarczy zatwierdzić dokument przyciskami znajdującymi się na dole ekranu. W tym momencie system wykonuje właściwy ruch magazynowy.

Automatyczne przesuwanie surowców na magazyn produkcyjny

Alternatywą dla ręcznego przesuwania surowców na magazyn produkcyjny jest włączenie funkcji, która zrobi to automatycznie. Aby ją aktywować, wystarczy przejść do zakładki MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU i zaznaczyć opcję „Twórz automatyczne przesunięcia na magazyn produkcyjny”.

Dzięki temu system sam zadba o przesunięcia materiałów, gdy tylko pojawi się taka potrzeba, bez konieczności wykonywania tej operacji ręcznie.

Podczas planowania system sprawdza, czy na wybranych magazynach znajduje się wystarczająca ilość potrzebnych surowców. Jeśli materiałów brakuje i nie da się zabezpieczyć zlecenia, system automatycznie tworzy zapotrzebowanie (MENU >> MAGAZYN >> ZAPOTRZEBOWANIE), które można jednym kliknięciem przekształcić w zamówienie do dostawcy.

Korzystając z przycisku UTWÓRZ ZD w prawym górnym rogu, system automatycznie wygeneruje Zamówienie do dostawcy na podstawie widocznego zapotrzebowania.

Więcej na temat zapotrzebowań:
https://optimakers.pl/docs/optimes/dokumentacja-uzytkownika/magazyn/zapotrzebowanie/

Pobranie materiałów, które zostały już zarezerwowane

System umożliwia wybranym użytkownikom pobieranie materiałów, które zostały już zarezerwowane pod inne zlecenie produkcyjne. Funkcja ta jest przeznaczona wyłącznie na sytuacje wyjątkowe, dlatego zalecamy nadawać te uprawnienia tylko osobom świadomym konsekwencji takiej operacji!

Jeśli użytkownik pobierze dostawę zarezerwowaną dla innego zlecenia, system spróbuje uzupełnić rezerwację z dostępnych, niezarezerwowanych materiałów. Nie zostanie jednak automatycznie wygenerowane zapotrzebowanie na brakujące surowce, odpowiedzialność za to spoczywa na osobie, która zdecydowała się pobrać zarezerwowaną dostawę!

Uprawnienie można nadać przechodząc do MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE, wybierając odpowiednią rolę i zaznaczając opcję „Dostawy zarezerwowane dla innych zleceń” w zakładce UPRAWNIENIA.

Mając odpowiednie uprawnienie, w Panelu Meldunkowym podczas rozliczania surowców dla danej operacji zyskujemy możliwość samodzielnego wyboru materiałów, niezależnie od ograniczeń wynikających z systemu rezerwacji. Oznacza to, że pracownik może pobrać dokładnie te surowce, które są mu w danym momencie potrzebne, nawet jeśli system standardowo wskazywałby inne dostawy. Dzięki temu proces meldowania staje się bardziej elastyczny i dopasowany do rzeczywistych warunków na produkcji.

Dostawy oznaczone gwiazdką to te, które system automatycznie przypisał i zarezerwował pod konkretne Zlecenie produkcyjne. Na przedstawionym ekranie widzimy sytuację, w której użytkownik posiada uprawnienia pozwalające pobierać również dostawy zarezerwowane dla innych zleceń. Dzięki temu może on świadomie zdecydować, z której partii surowca chce skorzystać, nawet jeśli system standardowo przypisał ją do innego procesu produkcyjnego.

Optimakers – dokumentacja