Moduł Prognoz w Optimes został zaprojektowany po to, aby dać użytkownikowi pełną kontrolę nad przyszłością zapasu – nie tylko informować o ryzyku, ale pozwalać przewidywać je z wyprzedzeniem. Dzięki temu narzędziu planista, zakupy, produkcja i magazyn mogą pracować spokojniej, pewniej i bardziej świadomie, bo każdy tydzień jest policzony, a każda decyzja oparta na rzetelnych danych.
Aby jednak prognoza była naprawdę wiarygodna, system musi opierać się na solidnych fundamentach. Moduł agreguje dane z wielu obszarów: magazynu, sprzedaży, produkcji, struktury BOM, dostawców oraz zadań produkcyjnych. Każde z tych źródeł wnosi swoją część informacji, a dopiero ich spójność i aktualność pozwalają uzyskać klarowny obraz przyszłego stanu zapasu.
Dlatego przygotowanie danych jest kluczowym etapem – to ono decyduje, czy prognoza będzie narzędziem wspierającym, czy tylko zbiorem liczb.
Ta dokumentacja prowadzi użytkownika krok po kroku przez wszystkie elementy, które trzeba przygotować, aby moduł działał poprawnie i w pełni wykorzystywał swój potencjał. Znajdziesz tu:
- kluczowe pola produktu, które bezpośrednio wpływają na wynik prognozy,
- źródła danych poza kartoteką, takie jak ZDD, ZP, BOM czy zadania produkcyjne,
- listę kontrolną jakości danych, która pozwala upewnić się, że system jest gotowy do pracy,
- uprawnienia i dostęp, niezbędne do korzystania z modułu.
Dobrze przygotowane dane to fundament całego modułu – dzięki nim prognoza staje się nie tylko widokiem informacyjnym, ale realnym narzędziem decyzyjnym.
Jeśli dane są kompletne i spójne, moduł Prognoz pozwala przewidywać problemy, reagować z wyprzedzeniem i budować stabilność całego procesu operacyjnego. To właśnie dlatego warto poświęcić chwilę na przygotowanie systemu – korzyści odczuwalne są każdego dnia pracy.
Kluczowe pola produktu wpływające na prognozę
Aby prognoza była wiarygodna, system musi opierać się na właściwie przygotowanych danych kartotekowych. To właśnie te pola decydują o tym, jak moduł interpretuje popyt, podaż i poziom bezpieczeństwa zapasu. Dobrze ustawione parametry sprawiają, że prognoza staje się narzędziem przewidywania, a nie reagowania na problemy po fakcie.
Wszystkie opisane poniżej pola można znaleźć w kartotece produktu, przechodząc do MENU >> MAGAZYN >> PRODUKTY, a następnie wybierając konkretny produkt i otwierając zakładkę „Metryczka” w widoku szczegółów. To właśnie tam znajdują się wartości, które mają największy wpływ na wynik prognozy – każde z nich pełni inną rolę i odpowiada za inny aspekt bilansu.
Aktualny stan magazynowy
To punkt startowy całego bilansu – pierwsza liczba, od której system rozpoczyna obliczenia.
- Jest to wartość globalna kartoteki, a nie stan konkretnej lokalizacji.
- Stan magazynowy nie może być edytowany ręcznie – zmienia się wyłącznie poprzez dokumenty przyjęcia i wydania.
- Jeśli stan jest niepoprawny, prognoza również będzie błędna, dlatego tak ważne jest, aby dokumenty magazynowe były aktualne i rozliczone.
Dlaczego to ważne?
Każdy błąd w stanie początkowym będzie powielany w kolejnych tygodniach prognozy. To fundament, na którym budowany jest cały bilans.
Minimalny stan magazynowy
To wartość, która określa poziom zapasu uznawany za niebezpiecznie niski.
- Jeśli stan końcowy spada poniżej tej wartości, moduł oznacza tydzień statusem „Uwaga”.
- Próg działa tylko wtedy, gdy wartość jest większa niż zero.
Dlaczego to ważne?
Minimalny stan pozwala wychwycić sytuacje, w których zapas jest jeszcze dodatni, ale już zbyt niski, aby zapewnić ciągłość produkcji lub sprzedaży.
Średnia miesięczna sprzedaż
To kluczowy parametr popytu – moduł wykorzystuje go do wyliczenia prognozy tygodniowej.
- System przyjmuje, że miesiąc ma 4 tygodnie, dlatego tygodniowa prognoza sprzedaży to 25% wartości miesięcznej.
- Wartość ta nie jest automatycznie wyliczana z historii sprzedaży – użytkownik musi ją utrzymywać ręcznie.
- Nie uwzględnia długości konkretnego miesiąca ani liczby dni roboczych.
Dlaczego to ważne?
To właśnie ta wartość decyduje o tym, jak szybko „zużywa się” zapas w prognozie. Jeśli jest zaniżona lub przeszacowana, prognoza będzie błędnie wskazywać ryzyka lub nadmiary.
Miesięczna rotacja docelowa
To parametr określający, ile miesięcy zapasu powinien mieć produkt, aby uznać go za bezpieczny.
Rotacja jest liczona jako:
- stan końcowy / prognoza miesięczna sprzedaży.
- Jeśli prognoza miesięczna wynosi 0, rotacja również wynosi 0 – ale cel rotacji nadal może generować uwagę, jeśli jest dodatni.
- To pole pozwala kontrolować zapas nie tylko pod kątem braków, ale również pod kątem zbyt niskiego bufora bezpieczeństwa.
Dlaczego to ważne?
Rotacja docelowa chroni firmę przed ryzykiem „zbyt małego zapasu”, nawet jeśli nie występuje bezpośredni brak. To narzędzie stabilizujące proces.
Maksymalny stan magazynowy
To pole informacyjne, które pomaga użytkownikowi ocenić, czy zapas nie jest zbyt wysoki.
- Nie wpływa na status prognozy.
- Nie generuje ostrzeżeń ani komunikatów.
- Jest przydatne operacyjnie, np. dla magazynu lub zakupów, ale nie bierze udziału w obliczeniach bilansu.
Dlaczego to ważne?
Choć nie wpływa na statusy, pozwala użytkownikowi szybko ocenić, czy zapas nie przekracza poziomu, który firma uznaje za niepożądany (np. ze względu na koszty magazynowania lub ryzyko przeterminowania).
Źródła danych poza kartoteką
Moduł Prognoz nie opiera się wyłącznie na danych z kartoteki produktu. Aby przewidywać przyszły stan zapasu z wysoką dokładnością, system korzysta z wielu dodatkowych źródeł, które odzwierciedlają realne procesy zachodzące w firmie: przyjęcia i wydania magazynowe, zamówienia do dostawców, zlecenia produkcyjne, zadania produkcyjne oraz strukturę materiałową BOM.
Każde z tych źródeł może zmienić wynik prognozy – dlatego ich aktualność jest kluczowa.
Dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe są podstawowym źródłem informacji o rzeczywistym ruchu towaru. To właśnie na ich podstawie moduł Prognoz ustala aktualny stan zapasu oraz rozlicza przyjęcia i wydania związane z produkcją.
Dokumenty magazynowe można znaleźć przechodząc do MENU >> MAGAZYN >> DOKUMENTY. W tym miejscu użytkownik widzi wszystkie dokumenty przyjęcia (PZ), wydania (WZ), RW, PW oraz dokumenty powiązane ze zleceniami produkcyjnymi. To centralny punkt kontroli nad tym, co faktycznie wydarzyło się w magazynie.
Co dostarczają do prognozy?
- Aktualny stan magazynowy – stan bieżący produktu jest wyliczany na podstawie wszystkich rozliczonych dokumentów magazynowych. To właśnie ta wartość staje się punktem startowym bilansu w pierwszym widocznym tygodniu prognozy. Jeśli dokumenty są nieaktualne lub nierozliczone, prognoza również będzie błędna – nawet jeśli wszystkie inne dane są poprawne.
- Rozliczenia przyjęć i wydań powiązanych z produkcją – dokumenty magazynowe są także nośnikiem informacji o zużyciu materiałów i przyjęciach wyrobów wynikających ze zleceń produkcyjnych. Rozliczone wydania wpływają na popyt produkcyjny, a rozliczone przyjęcia – na podaż. Dzięki temu prognoza odzwierciedla realne wykonanie produkcji, a nie tylko jej plan.
Dlaczego to źródło jest kluczowe?
Dokumenty magazynowe są jedynym miejscem, które pokazuje faktyczny stan zapasu. Jeśli stan początkowy jest błędny, prognoza będzie powielać ten błąd w każdym kolejnym tygodniu – co może prowadzić do fałszywych alarmów lub braku reakcji na realne ryzyko.
Zamówienia do dostawców (ZDD)
Zamówienia do dostawców są źródeł podaży w module Prognoz. To właśnie na ich podstawie system przewiduje, kiedy i w jakiej ilości zapas zostanie uzupełniony. Każda zmiana w ZDD – ilości, terminie, statusie – może bezpośrednio wpłynąć na wynik prognozy, dlatego ich aktualność jest tak ważna dla działu zakupów i planisty. Zamówienia do dostawców znajdziemy w zakładce MENU >> MAGAZYN >> ZAMÓWIENIA DO DOSTAWCÓW. W tym widoku użytkownik widzi wszystkie otwarte zamówienia, ich terminy, statusy oraz powiązane zapotrzebowania. To centralne miejsce zarządzania dostawami.
Co dostarczają do prognozy?
- Otwarte ilości – to ilości, które jeszcze nie zostały przyjęte na magazyn. Prognoza traktuje je jako przyszłą podaż.
- Deklarowane daty dostaw – termin dostawy decyduje o tym, w którym tygodniu prognoza zwiększy stan zapasu. Jeśli data jest przesunięta lub błędna, prognoza pokaże podaż w niewłaściwym tygodniu.
- Status dokumentu – status Zaspokojone oznacza, że zamówienie zostało rozliczone i nie powinno już wpływać na przyszłą podaż. Po zmianie statusu prognoza natychmiast usuwa jego wpływ.
Dlaczego są ważne:
ZDD są głównym źródłem uzupełnienia zapasu dla surowców, półproduktów i wielu wyrobów gotowych. Jeśli terminy dostaw są nieaktualne lub zamówienia pozostają otwarte mimo realizacji, prognoza może:
- pokazywać brak, który w rzeczywistości nie istnieje,
- nie pokazywać ryzyka, które faktycznie się zbliża,
- błędnie wskazywać tydzień, w którym zapas zostanie uzupełniony.
Zlecenia produkcyjne (ZP)
Zlecenia produkcyjne są jednym z najważniejszych źródeł przyszłej podaży w module Prognoz. To właśnie one informują system, kiedy i w jakiej ilości pojawi się na magazynie nowy wyrób gotowy lub półprodukt. Każde otwarte zlecenie produkcyjne wpływa na bilans tygodniowy, dlatego ich poprawność jest kluczowa dla planisty i działu produkcji. Możemy je sprawdzić przechodząc do MENU >> PRODUKCJA >> ZLECENIA. W tym widoku użytkownik widzi wszystkie aktywne zlecenia, ich status, ilości, terminy oraz stopień realizacji.
Co dostarczają do prognozy:
- Otwarte ilości przyszłego przyjęcia wyrobu – to ilość, która jeszcze nie została przyjęta na magazyn. Prognoza traktuje ją jako przyszłą podaż – dopóki zlecenie nie zostanie w pełni rozliczone.
- Datę końca zlecenia – to ważna informacja dla modułu Prognoz. Data końca decyduje o tym, w którym tygodniu system zwiększy stan zapasu. Jeśli termin zostanie przesunięty, prognoza automatycznie przeniesie podaż do innego tygodnia.
Dlaczego są ważne:
Zlecenia produkcyjne są kluczowe dla firm, które wytwarzają własne wyroby lub półprodukty. To one decydują o tym, czy zapas będzie uzupełniony na czas, czy pojawi się ryzyko braku. Jeśli daty końca są nieaktualne lub zlecenia pozostają otwarte mimo zakończenia produkcji, prognoza może:
- pokazywać podaż, która w rzeczywistości już nie istnieje,
- nie pokazywać ryzyka, które faktycznie się zbliża,
- błędnie wskazywać tydzień, w którym zapas zostanie uzupełniony.
Zadania produkcyjne
Zadania produkcyjne są jednym z kluczowych źródeł popytu materiałowego w module Prognoz. To właśnie one pokazują, kiedy i w jakiej ilości firma faktycznie zużyje surowce, półprodukty lub substancje podczas realizacji produkcji. W przeciwieństwie do zleceń produkcyjnych, które generują podaż wyrobu, zadania odzwierciedlają realne zużycie materiałów, dlatego ich poprawność ma ogromny wpływ na bilans tygodniowy. W widoku MENU >> PRODUKCJA >> MELDUNKI użytkownik widzi wszystkie zadania powiązane ze zleceniami produkcyjnymi: ich status, ilości, daty startu i wykonania oraz powiązane wydania magazynowe.
Co dostarczają do prognozy:
- Realne zużycie materiałów – każde zadanie określa, ile materiału zostanie zużyte w procesie produkcyjnym. Prognoza pobiera tę wartość jako popyt produkcyjny – niezależnie od prognozy sprzedażowej.
- Datę startu zadania – to ważna informacja w kontekście prognozy. Zużycie materiału jest przypisywane do tygodnia rozpoczęcia zadania, a nie jego zakończenia. Dzięki temu prognoza pokazuje popyt dokładnie w momencie, gdy materiał jest potrzebny na produkcji.
Dlaczego są ważne:
Zadania produkcyjne odzwierciedlają realne wykonanie produkcji, a nie tylko jej plan. To one decydują o tym, kiedy zapas surowców faktycznie spadnie. Jeśli zadania są nieaktualne lub niekompletne, prognoza może:
- pokazywać brak materiału, który w rzeczywistości nie wystąpi,
- nie pokazywać ryzyka, które faktycznie się zbliża,
- błędnie wskazywać tydzień, w którym materiał będzie potrzebny,
- generować niepotrzebne ZDD lub ZP.
Zadania są szczególnie ważne w firmach, które mają intensywną produkcję lub pracują na wielu surowcach jednocześnie – to one determinują popyt materiałowy.
BOM / technologia
Struktura materiałowa BOM (Bill of Materials) oraz technologia produkcji to jedno z wpływowych źródeł danych w module Prognoz. To właśnie BOM określa, z jakich składników składa się wyrób, w jakich ilościach są one potrzebne oraz jaką rolę pełnią w procesie produkcyjnym. Dzięki temu moduł Prognoz potrafi automatycznie rozwijać drzewo produktu i pokazywać popyt oraz podaż nie tylko dla wyrobu gotowego, ale również dla wszystkich półproduktów, surowców i substancji, które są z nim powiązane. Można to sprawdzić przechodząc do MENU >> PRODUKTY >> wybrany produkt >> zakładka SUROWCE / SUBSTANCJE / ETAP PRODUKCJI. W tym miejscu użytkownik widzi pełną strukturę materiałową produktu: listę składników, ich ilości, typy oraz powiązania technologiczne.
Co dostarczają do prognozy:
- Strukturę drzewa (BOM) – BOM określa, jakie materiały pojawią się w prognozie po rozwinięciu drzewa. Jeśli wyrób ma wiele poziomów BOM, prognoza uwzględni wszystkie składniki – nawet te głęboko ukryte w strukturze.
- Mnożniki materiałowe – każdy składnik ma określoną ilość potrzebną do wytworzenia jednej sztuki wyrobu. Prognoza wykorzystuje te mnożniki do wyliczenia popytu materiałowego wynikającego z produkcji.
- Typ pozycji (wyrób, półprodukt, surowiec, substancja) – typ decyduje o tym, jak dana pozycja zachowuje się w prognozie.
Dlaczego są ważne:
BOM decyduje o tym, jakie składniki pojawią się w prognozie i w jakich ilościach. Jeśli struktura jest nieaktualna lub błędna, prognoza może:
- pokazywać popyt na materiały, które nie są już używane,
- nie pokazywać popytu na materiały, które faktycznie są potrzebne,
- generować błędne ilości zużycia,
- wskazywać ryzyka braków w niewłaściwych miejscach drzewa.
Dlatego BOM jest jednym z najważniejszych elementów, które należy zweryfikować przed uruchomieniem modułu Prognoz.
Dostawcy produktu
Dostawcy produktu to źródło danych, które bezpośrednio wpływa na sposób planowania dostaw oraz na działanie akcji „Dodaj ZDD” w module Prognoz. To właśnie tutaj określamy, skąd firma pozyskuje dany materiał lub wyrób, ile czasu zajmuje dostawa oraz który dostawca powinien być używany domyślnie.
Poprawne dane w tej sekcji są kluczowe dla działu zakupów – decydują o tym, czy prognoza będzie realistycznie odzwierciedlać możliwości uzupełnienia zapasu. Informacje te możemy znaleźć przechodząc do zakładki MENU >> MAGAZYN >> PRODUKTY >> wybrany produkt >> zakładka Dostawcy. W tym miejscu użytkownik widzi listę wszystkich dostawców powiązanych z produktem, ich parametry oraz dodatkowe informacje, takie jak kod produktu u dostawcy.
Co dostarczają do prognozy:
- Lead time (czas dostawy) – to liczba dni potrzebna na dostarczenie produktu od momentu złożenia zamówienia. Lead time jest kluczowy dla planowania – pozwala określić, z jakim wyprzedzeniem należy utworzyć ZDD, aby dostawa dotarła na czas.
- Dostawcę domyślnego – to dostawca, którego system używa automatycznie w akcji „Dodaj ZDD”. Jeśli produkt ma wielu dostawców, wskazanie jednego jako domyślnego pozwala uniknąć błędów i przyspiesza pracę użytkownika.
- Kod produktu u dostawcy – to informacja operacyjna, która ułatwia komunikację z dostawcą i poprawia jakość zamówień. Kod ten może być automatycznie przenoszony do dokumentów zakupowych.
Dlaczego są ważne:
Dostawcy produktu decydują o tym, jak szybko firma może uzupełnić zapas. Jeśli lead time jest nieaktualny lub błędny, prognoza może:
- pokazywać ryzyko braku, które w rzeczywistości nie wystąpi,
- nie pokazywać ryzyka, które faktycznie się zbliża,
- sugerować utworzenie ZDD zbyt późno lub zbyt wcześnie.
Dostawca domyślny jest równie ważny – to on decyduje o tym, kto zostanie użyty w automatycznych akcjach, co wpływa na szybkość pracy i poprawność dokumentów.
Uprawnienia i dostęp
Aby użytkownik mógł w pełni korzystać z modułu Prognoz, musi posiadać odpowiednio skonfigurowane uprawnienia w swojej roli. Moduł korzysta z danych z wielu obszarów systemu, dlatego dostęp musi być kompletny i spójny – w przeciwnym razie część funkcji może być niewidoczna lub niedostępna.
Poprawnie nadane uprawnienia gwarantują, że użytkownik zobaczy moduł w menu, otworzy prognozę, podejrzy szczegóły produktu, a także będzie mógł wykonywać akcje operacyjne, takie jak dodawanie ZDD czy zamówień sprzedaży.
Dwa poziomy dostępu (wymagane)
Aby moduł Prognoz był widoczny i działał poprawnie, w roli użytkownika muszą być zaznaczone dwa kluczowe uprawnienia:
- Moduł prognoz – umożliwia wyświetlenie pozycji Prognoza w menu.
- Prognozy – pozwala otworzyć widok prognozy oraz korzystać z siatki, wykresów i szczegółów produktu.
Oba uprawnienia muszą być aktywne jednocześnie.
Jeśli brakuje choć jednego z nich, moduł nie pojawi się w menu lub użytkownik nie będzie mógł otworzyć prognozy. Można to włączyć przechodząc do zakładki MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE >> wybierając daną rolę >> UPRAWNIENIA. Następnie w polu wyszukiwania należy wpisać „prognoz”, zaznaczyć oba pola i zapisać zmiany.
Dodatkowe prawa (opcjonalne, ale praktyczne)
W zależności od roli użytkownika w organizacji warto rozważyć nadanie dodatkowych uprawnień, które rozszerzają możliwości pracy w module Prognoz. Nie są one wymagane do samego wyświetlenia prognozy, ale znacząco zwiększają wygodę pracy, skracają czas analizy i pozwalają wykonywać operacje bez opuszczania modułu.
Aby nadać te uprawnienia, administrator powinien przejść do MENU >> USTAWIENIA >> PRACOWNICY >> ROLE, następnie wybrać odpowiednią rolę, przejść do zakładki Uprawnienia, wpisać w polu wyszukiwania odpowiednią frazę (np. „zamówienia do dostawców”, „zamówienia”, „produkty”), zaznaczyć właściwe pola i zapisać zmiany.
Poniżej opis najważniejszych dodatkowych praw:
- Dodawanie ZDD
Umożliwia tworzenie zamówień do dostawców bezpośrednio z poziomu prognozy. Idealne dla działu zakupów
- Dodawanie zamówień sprzedaży
Pozwala generować zamówienia sprzedażowe z poziomu prognozy wyrobów gotowych. Przydatne dla działu handlowego.
- Podgląd kartotek produktów
Umożliwia otwieranie kartoteki produktu, sprawdzanie prognozy miesięcznej, rotacji, BOM i dostawców. Niezbędne dla planisty.
- Podgląd dokumentów ZP/ZDD
Pozwala otwierać szczegóły zleceń produkcyjnych i zamówień do dostawców bezpośrednio z prognozy. Ułatwia analizę popytu i podaży.
Choć prawa te nie są wymagane do samego wyświetlenia prognozy, znacząco zwiększają komfort pracy i skracają czas analizy.