- Włączenie funkcji
- Jak działa funkcja?
- Sposób działania w zależności od wyniku inwentaryzacji
- Konsekwencje odpięcia dostawy od rezerwacji
- Dlaczego odpinanie dostaw jest potrzebne?
- Ważne informacje
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji może wystąpić sytuacja, w której rzeczywisty stan magazynowy różni się od ilości wynikającej z dotychczasowych przyjęć i rezerwacji. W takim przypadku konieczne może być nie tylko skorygowanie stanu magazynowego, ale również aktualizacja powiązań pomiędzy rezerwacjami a dostawami.
W systemie dostępna jest funkcja „Odpinaj dostawy w rezerwacjach”, która pozwala automatycznie aktualizować te powiązania podczas zapisywania inwentaryzacji.
Funkcja jest szczególnie przydatna, gdy wynik inwentaryzacji wskazuje, że rzeczywista ilość towaru jest niższa niż ilość wynikająca z dotychczasowych dostaw, a część tych dostaw została już wykorzystana do realizacji rezerwacji.
Włączenie funkcji
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, podczas której mają zostać odpięte dostawy przypisane do rezerwacji, należy włączyć odpowiednią opcję w konfiguracji magazynu.
Należy przejść do MENU >> USTAWIENIA >> MAGAZYN >> KONFIGURACJA MAGAZYNU. Następnie należy odszukać opcję „Odpinaj dostawy w rezerwacjach” i zaznaczyć checkbox. Po włączeniu opcji należy zapisać konfigurację.
Ważne! Opcja jest domyślnie wyłączona. Jeżeli checkbox nie zostanie zaznaczony, zapisanie inwentaryzacji nie spowoduje zmiany powiązań pomiędzy rezerwacjami a dostawami.
Jak działa funkcja?
Po włączeniu opcji system podczas zapisywania dokumentu inwentaryzacji analizuje produkty znajdujące się na dokumencie oraz ich aktualne powiązania z dostawami wykorzystanymi w rezerwacjach.
W zależności od wyniku inwentaryzacji system może:
- pozostawić istniejące powiązania bez zmian,
- odpiąć część dostaw od rezerwacji,
- odpiąć wszystkie dostawy powiązane z danym produktem,
- utworzyć dokument korekcyjny INV-, który odzwierciedla różnicę pomiędzy dotychczasowym stanem a stanem ustalonym podczas inwentaryzacji.
Celem funkcji jest zachowanie zgodności pomiędzy rzeczywistym stanem magazynowym a dostawami wykorzystywanymi do realizacji rezerwacji.
Sposób działania w zależności od wyniku inwentaryzacji
Stan magazynowy większy od 0, ilość zinwentaryzowana = 0
Jeżeli przed wykonaniem inwentaryzacji system wykazuje określoną ilość produktu na magazynie, natomiast podczas inwentaryzacji zostanie stwierdzone, że produktu nie ma na magazynie, należy wprowadzić:
Ilość: 0
Po zapisaniu inwentaryzacji system:
- odnotowuje różnicę pomiędzy stanem magazynowym a wynikiem inwentaryzacji,
- tworzy dokument korekcyjny INV- na pełną ilość brakującego towaru,
- zeruje stan magazynowy produktu,
- odpina wszystkie dostawy powiązane z tym produktem w rezerwacjach.
Przykład
Na magazynie znajduje się 10 szt. produktu X.
Całe 10 szt. zostało wykorzystane do rezerwacji zamówienia i dostawa jest powiązana z tą rezerwacją.
Podczas inwentaryzacji stwierdzono, że na magazynie znajduje się: 0 szt.
Po zapisaniu inwentaryzacji system utworzy dokument: INV-: 10 szt.
Stan magazynowy zostanie wyzerowany, a dostawa zostanie odpięta od rezerwacji.
Stan magazynowy większy od ilości zinwentaryzowanej
Może wystąpić również sytuacja, w której rzeczywisty stan magazynowy jest mniejszy od stanu wykazywanego przez system, ale nie wynosi zero.
Przykładowo:
- stan magazynowy: 10 szt.
- ilość ustalona podczas inwentaryzacji: 6 szt.
- różnica: 4 szt.
W takim przypadku system musi skorygować stan magazynowy o brakujące 4 szt.
Jeżeli dostawy produktu są przypisane do rezerwacji, system odpina dostawy zgodnie z kolejnością określoną dla rezerwacji – w pierwszej kolejności od najnowszych rezerwacji!
Pozostałe powiązania pozostają zachowane tak długo, jak długo odpowiadają dostępnej ilości towaru.
System tworzy również dokument korekcyjny: INV-: 4 szt.
Przykład
Produkt X ma stan magazynowy: 10 szt.
Dostawy są wykorzystane w kilku rezerwacjach. Podczas inwentaryzacji stwierdzono: 6 szt.
Różnica wynosi: –4 szt.
System:
- koryguje stan o 4 szt.,
- odpina dostawy odpowiadające brakującej ilości,
- w pierwszej kolejności uwzględnia najnowsze rezerwacje,
- pozostawia powiązania z dostawami, które nadal znajdują pokrycie w rzeczywistym stanie magazynowym,
- tworzy dokument INV- na 4 szt.
Stan magazynowy jest zgodny z inwentaryzacją
Jeżeli ilość wykazana podczas inwentaryzacji jest dokładnie taka sama jak aktualny stan magazynowy, system nie wykonuje zmian w powiązaniach dostaw i rezerwacji.
Przykład
Stan magazynowy: 10 szt.
Wynik inwentaryzacji: 10 szt.
W takim przypadku:
- nie powstaje różnica magazynowa,
- nie jest tworzony dokument INV- z tytułu tej różnicy,
- dostawy pozostają przypisane do rezerwacji,
- system nie wykonuje dodatkowych zmian w rezerwacjach.
Konsekwencje odpięcia dostawy od rezerwacji
Odpięcie dostawy od rezerwacji oznacza, że konkretna dostawa przestaje stanowić pokrycie dla danej rezerwacji.
Jest to istotna zmiana w procesie obsługi zamówień, ponieważ rezerwacja nie będzie już wskazywała tej dostawy jako źródła zabezpieczenia zarezerwowanej ilości.
W konsekwencji:
- rezerwacja pozostaje w systemie, ale może nie mieć już przypisanej dostawy,
- dostawa nie jest już traktowana jako źródło pokrycia tej rezerwacji,
- rzeczywisty stan magazynowy zostaje dostosowany do wyniku inwentaryzacji,
- może pojawić się konieczność ponownego zabezpieczenia/rezerwacji brakującej ilości,
- system nie utrzymuje powiązania z dostawą, której ilość nie znajduje już potwierdzenia w rzeczywistym stanie magazynowym.
Odpięcie dostawy nie oznacza więc usunięcia samej rezerwacji ani zamówienia. Zmienione zostaje wyłącznie powiązanie pomiędzy rezerwacją a dostawą.
Dlaczego odpinanie dostaw jest potrzebne?
Bez aktualizacji powiązań może wystąpić niespójność pomiędzy stanem magazynowym a rezerwacjami.
Przykładowo system może wykazywać, że:
- produkt został przyjęty na magazyn w ilości 10 szt.,
- 10 szt. zostało przypisane do rezerwacji,
- natomiast podczas fizycznej inwentaryzacji stwierdzono, że faktycznie dostępne są tylko 4 szt.
Jeżeli powiązanie dostawy z rezerwacją pozostałoby bez zmian, rezerwacja nadal mogłaby wskazywać dostawę, której rzeczywista ilość nie jest już dostępna.
Funkcja „Odpinaj dostawy w rezerwacjach” pozwala automatycznie dostosować powiązania do wyniku inwentaryzacji.
Dzięki temu informacje o:
- stanie magazynowym,
- dostawach,
- rezerwacjach,
- dostępności towaru
pozostają ze sobą spójne.
Ważne informacje
- Funkcja „Odpinaj dostawy w rezerwacjach” jest domyślnie wyłączona.
- Samo utworzenie lub zapisanie inwentaryzacji nie powoduje odpinania dostaw, jeżeli opcja nie została aktywowana.
- Włączenie funkcji powoduje zmianę powiązań dostaw z rezerwacjami podczas zapisu inwentaryzacji.
- Przy ilości 0 odpinane są wszystkie dostawy powiązane z produktem.
- Przy ilości mniejszej od aktualnego stanu system odpina dostawy odpowiadające stwierdzonej różnicy, rozpoczynając od najnowszych rezerwacji.
- Jeżeli stan magazynowy jest zgodny z wynikiem inwentaryzacji, powiązania dostaw i rezerwacji pozostają bez zmian.
- Odpięcie dostawy nie usuwa zamówienia ani samej rezerwacji.
- Po odpięciu dostawy rezerwacja może wymagać ponownego zabezpieczenia odpowiednią dostawą.
- Dokumenty INV- należy traktować jako dokumenty korygujące stan magazynowy wynikający z przeprowadzonej inwentaryzacji.